Δημιουργία Μη Αυτόματων Ραντεβού
Κλείστε ραντεβού μη αυτόματα όταν οι πελάτες τηλεφωνούν, έρχονται χωρίς ραντεβού (walk in) ή όταν χρειάζεται να αποκλείσετε χρόνο στο ημερολόγιό σας. Αυτός ο οδηγός καλύπτει την πλήρη διαδικασία.
Πότε να Δημιουργήσετε Μη Αυτόματα Ραντεβού
Σενάρια πελατών:
- Ο πελάτης τηλεφωνεί για να κλείσει ραντεβού
- Πελάτης χωρίς ραντεβού (walk-in) θέλει να προγραμματίσει για αργότερα
- Ο πελάτης προτιμά την τηλεφωνική κράτηση αντί για τα μηνύματα
Σενάρια επιχείρησης:
- Αποκλεισμός χρόνου για μεσημεριανό διάλειμμα
- Προγραμματισμός προσωπικών ραντεβού
- Αφιέρωση χρόνου για διαχειριστικές εργασίες
- Κράτηση ωρών για VIP πελάτες
💡 Σημαντικό: Τα μη αυτόματα ραντεβού που δημιουργείτε ΔΕΝ προσμετρώνται στα όρια κρατήσεων AI σας. Μόνο οι κρατήσεις που δημιουργούνται από τον βοηθό AI μετράνε.
Πώς να Δημιουργήσετε ένα Ραντεβού
Μέθοδος 1: Από το Ημερολόγιο
- Πηγαίνετε στο Ημερολόγιο στην πλαϊνή μπάρα
- Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο Ραντεβού (πάνω δεξιά)
- Συμπληρώστε τη φόρμα ραντεβού
- Κάντε κλικ στο Δημιουργία Ραντεβού
Μέθοδος 2: Από τον Πίνακα Ελέγχου
- Πίνακας Ελέγχου → Ενότητα Γρήγορες Ενέργειες
- Κάντε κλικ στην κάρτα Νέο Ραντεβού
- Η φόρμα ανοίγει αυτόματα
Μέθοδος 3: Από την Προβολή Ημερολογίου (Χρονική Στιγμή)
- Μεταβείτε στην προβολή Εβδομάδας ή Ημέρας
- Κάντε κλικ σε μια χρονική στιγμή στο ημερολόγιο
- Η φόρμα ανοίγει με την ημερομηνία/ώρα προ-συμπληρωμένη
- Συμπληρώστε τις υπόλοιπες λεπτομέρειες
- Αποθηκεύστε
💡 Συμβουλή: Η Μέθοδος 3 είναι η ταχύτερη όταν γνωρίζετε την ακριβή ώρα που θέλετε να κλείσετε.
Η Φόρμα Ραντεβού
Οδηγός βήμα προς βήμα για κάθε πεδίο.
Πελάτης (Απαιτείται)
Τι να εισαγάγετε: Όνομα πελάτη ή επιλογή υπάρχοντος πελάτη
Επιλογές:
Νέος Πελάτης:
- Αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα
- Εάν δεν βρεθεί, η φόρμα δείχνει «Δημιουργία νέου πελάτη»
- Εισαγάγετε όνομα και συνεχίστε
Υπάρχων Πελάτης:
- Αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα
- Το αναπτυσσόμενο μενού δείχνει ταιριαστούς πελάτες
- Επιλέξτε τον σωστό πελάτη
- Το email και το τηλέφωνό του συμπληρώώνονται αυτόματα εάν είναι αποθηκευμένα
Γιατί αυτό έχει σημασία:
- Συνδέει το ραντεβού με το ιστορικό του πελάτη
- Επιτρέπει την κατανόηση και παρακολούθηση του πελάτη
- Συμπληρώνει αυτόματα τα στοιχεία επικοινωνίας
ℹ️ Σημείωση: Το όνομα του πελάτη είναι αναζητήσιμο. Χρησιμοποιήστε συνεπή ονομασία (π.χ., πάντα «Γιάννης Σμυθ» όχι μερικές φορές «Σμυθ, Γιάννης»)
Υπηρεσία (Απαιτείται)
Τι να επιλέξετε: Την υπηρεσία που κλείνεται
Πώς λειτουργεί:
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Υπηρεσία
- Δείτε όλες τις ενεργές υπηρεσίες σας
- Επιλέξτε μία υπηρεσία
Η υπηρεσία εμφανίζει:
- Όνομα υπηρεσίας
- Διάρκεια (π.χ., «45 λεπτά»)
- Τιμή (π.χ., «50 €»)
Αυτόματος υπολογισμός διάρκειας:
- Η επιλεγμένη διάρκεια υπηρεσίας καθορίζει τη διάρκεια του ραντεβού
- Η ώρα λήξης υπολογίζεται αυτόματα από την ώρα έναρξης
Κρατήσεις πολλαπλών υπηρεσιών: Δείτε την ειδική ενότητα παρακάτω
Ημερομηνία & Ώρα (Απαιτείται)
Ημερομηνία:
- Κάντε κλικ στο πεδίο ημερομηνίας
- Ανοίγει το ημερολόγιο
- Επιλέξτε ημερομηνία
Ώρα Έναρξης:
- Κάντε κλικ στο πεδίο ώρας
- Επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού ή πληκτρολογήστε ώρα
- Μορφή: 12-ωρη με π.μ./μ.μ. (π.χ., «2:00 μ.μ.»)
Ώρα Λήξης:
- Υπολογίζεται αυτόματα με βάση τη διάρκεια της υπηρεσίας
- Εάν κλείσατε υπηρεσία 45 λεπτών στις 2:00 μ.μ., η ώρα λήξης είναι 2:45 μ.μ.
- Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε μη αυτόματα την ώρα λήξης (ακολουθεί τη διάρκεια της υπηρεσίας)
💡 Συμβουλή: Η φόρμα σέβεται το ωράριο λειτουργίας της τοποθεσίας σας αλλά δεν το επιβάλλει. Μπορείτε να κλείσετε ραντεβού εκτός ωραρίου λειτουργίας εάν χρειαστεί.
Τοποθεσία (Απαιτείται εάν υπάρχουν πολλαπλές τοποθεσίες)
Εμφανίζεται εάν: Έχετε ρυθμίσει πολλαπλές τοποθεσίες
Τι να επιλέξετε: Πού πραγματοποιείται το ραντεβού
Σημαντικό:
- Θα εμφανιστούν μόνο οι υπηρεσίες που είναι διαθέσιμες στην επιλεγμένη τοποθεσία
- Η ζώνη ώρας για το ραντεβού χρησιμοποιεί τη ζώνη ώρας της τοποθεσίας
- Η αντιστοίχιση προσωπικού σέβεται την τοποθεσία
Μία τοποθεσία: Αυτό το πεδίο είναι κρυφό (επιλέγεται αυτόματα)
Μέλος Προσωπικού (Προαιρετικό)
Διαθέσιμο σε: Πλάνα Growth και Business (με μέλη ομάδας)
Τι να επιλέξετε: Ποιο μέλος της ομάδας εκτελεί την υπηρεσία
Επιλογές:
Αντιστοίχιση συγκεκριμένου προσωπικού:
- Επιλέξτε μέλος ομάδας από το αναπτυσσόμενο μενού
- Εμφανίζει μόνο το προσωπικό που έχει αντιστοιχιστεί σε:
- Επιλεγμένη τοποθεσία
- Επιλεγμένη υπηρεσία
«Οποιοδήποτε Διαθέσιμο» (προεπιλογή):
- Το σύστημα αντιστοιχίζει αυτόματα διαθέσιμο προσωπικό
- Το προσωπικό πρέπει να μπορεί να εκτελέσει την υπηρεσία
- Το προσωπικό πρέπει να εργάζεται σε εκείνη την τοποθεσία
- Το προσωπικό πρέπει να είναι διαθέσιμο εκείνη την ώρα
💡 Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε το «Οποιοδήποτε Διαθέσιμο» για ευελιξία. Το σύστημα θα αντιστοιχίσει το πρώτο διαθέσιμο μέλος προσωπικού.
Email Πελάτη (Προαιρετικό)
Τι να εισαγάγετε: Τη διεύθυνση email του πελάτη
Γιατί να το παρέχετε:
- Αποστολή email επιβεβαίωσης (εάν είναι ενεργοποιημένο)
- Αποστολή email υπενθύμισης
- Επικοινωνία με τον πελάτη εάν χρειαστεί
- Δημιουργία βάσης δεδομένων πελατών
Αυτόματη συμπλήρωση: Εάν επιλέξατε υπάρχοντα πελάτη, αυτό μπορεί να συμπληρωθεί αυτόματα
Τηλέφωνο Πελάτη (Προαιρετικό)
Τι να εισαγάγετε: Τον αριθμό τηλεφώνου του πελάτη
Μορφή: Διεθνής μορφή με κωδικό χώρας (π.χ., +30 698 123 4567)
Γιατί να το παρέχετε:
- Αποστολή επιβεβαιώσεων SMS (εάν είναι ενεργοποιημένο)
- Αποστολή υπενθυμίσεων SMS
- Επικοινωνία για αλλαγές της τελευταίας στιγμής
- Σύνδεση με συνομιλίες μηνυμάτων
Αυτόματη ανίχνευση: Το σύστημα ανιχνεύει τον κωδικό χώρας εάν αρχίσετε να πληκτρολογείτε
Σημειώσεις (Προαιρετικό)
Τι να εισαγάγετε: Οποιεσδήποτε σχετικές πληροφορίες σχετικά με το ραντεβού
Παραδείγματα:
- «Ο πελάτης προτιμά τη Μαρία ως στυλίστρια»
- «Πρώτη φορά πελάτης, χρειάζεται επιπλέον καθοδήγηση»
- «Κράτηση γενεθλίων - κάντε το ξεχωριστό!»
- «Αλλεργικός σε ορισμένα προϊόντα»
- «Καθυστερεί, τηλεφώνησε»
Όριο χαρακτήρων: 500 χαρακτήρες
Απόρρητο: Οι σημειώσεις είναι μόνο για εσωτερική χρήση. Ο πελάτης δεν μπορεί να τις δει.
Κρατήσεις Πολλαπλών Υπηρεσιών
Κλείστε πολλαπλές υπηρεσίες για έναν πελάτη σε ένα μόνο ραντεβού.
Τι Είναι οι Κρατήσεις Πολλαπλών Υπηρεσιών;
Όταν ένας πελάτης θέλει πολλαπλές υπηρεσίες να εκτελεστούν διαδοχικά:
Παράδειγμα:
- Κούρεμα (30 λεπτά, 25 €)
- Περιποίηση Γενειάδας (15 λεπτά, 10 €)
- Σύνολο: 45 λεπτά, 35 €
Πώς να Δημιουργήσετε Ραντεβού Πολλαπλών Υπηρεσιών
- Ξεκινήστε να δημιουργείτε ραντεβού κανονικά
- Επιλέξτε την πρώτη υπηρεσία
- Κάντε κλικ στο κουμπί + Προσθήκη Άλλης Υπηρεσίας
- Επιλέξτε τη δεύτερη υπηρεσία
- Επαναλάβετε για επιπλέον υπηρεσίες
- Ελέγξτε τη συνολική διάρκεια και τιμή
- Αποθηκεύστε
Πώς Προγραμματίζονται οι Υπηρεσίες
Διαδοχικά: Οι υπηρεσίες προγραμματίζονται η μία μετά την άλλη
Παράδειγμα:
- Ώρα έναρξης: 2:00 μ.μ.
- Κούρεμα: 2:00 μ.μ. - 2:30 μ.μ.
- Περιποίηση Γενειάδας: 2:30 μ.μ. - 2:45 μ.μ.
- Ώρα λήξης: 2:45 μ.μ.
Χωρίς κενά: Οι υπηρεσίες ξεκινούν αμέσως μόλις τελειώσει η προηγούμενη
ℹ️ Σημείωση: Εάν έχετε ορίσει χρόνο ενδιάμεσου διαλείμματος στις Ρυθμίσεις → Διαθεσιμότητα, προστίθεται ΑΦΟΥ ολοκληρωθούν όλες οι υπηρεσίες.
Αυτόματοι Υπολογισμοί
Συνολική Διάρκεια:
- Άθροισμα όλων των επιλεγμένων υπηρεσιών
- Παράδειγμα: 30 λεπτά + 15 λεπτά + 20 λεπτά = 65 λεπτά (1 ώρα 5 λεπτά)
Συνολική Τιμή:
- Άθροισμα όλων των τιμών υπηρεσιών
- Παράδειγμα: 25 € + 10 € + 15 € = 50 €
Εμφανίζεται στη φόρμα: Σε πραγματικό χρόνο καθώς προσθέτετε/αφαιρείτε υπηρεσίες
Αντιστοίχιση Προσωπικού για Πολλαπλές Υπηρεσίες
Το ίδιο προσωπικό για όλες τις υπηρεσίες (αυτόματα):
- Εάν επιλέξετε ένα συγκεκριμένο μέλος προσωπικού, πρέπει να μπορεί να εκτελέσει ΟΛΕΣ τις επιλεγμένες υπηρεσίες
- Εάν οποιαδήποτε υπηρεσία δεν μπορεί να εκτελεστεί από το επιλεγμένο προσωπικό, θα δείτε ένα σφάλμα
Λογική «Οποιουδήποτε Διαθέσιμου»:
- Το σύστημα βρίσκει προσωπικό που μπορεί να εκτελέσει ΟΛΕΣ τις υπηρεσίες
- Εάν κανένα μεμονωμένο μέλος προσωπικού δεν μπορεί να τις κάνει όλες, η κράτηση μπορεί να αποτύχει
- Λύση: Είτε κλείστε ξεχωριστά είτε αντιστοιχίστε συγκεκριμένο προσωπικό με πολλαπλές δεξιότητες
💡 Βέλτιστη πρακτική: Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό σας είναι αντιστοιχισμένο σε όλες τις υπηρεσίες που μπορεί να εκτελέσει. Πηγαίνετε στις Υπηρεσίες → Επεξεργασία Υπηρεσίας → Αντιστοίχιση Προσωπικού.
Προβολή Ραντεβού Πολλαπλών Υπηρεσιών
Στο Ημερολόγιο:
- Εμφανίζεται ως ένα ραντεβού
- Τίτλος: «Όνομα Πελάτη - X Υπηρεσίες»
- Το χρονικό μπλοκ καλύπτει όλες τις υπηρεσίες
Στις λεπτομέρειες ραντεβού:
- Παραθέτει όλες τις υπηρεσίες ξεχωριστά
- Δείχνει τη διάρκεια και την τιμή κάθε υπηρεσίας
- Εμφανίζει τη συνολική διάρκεια και τη συνολική τιμή
Παράδειγμα εμφάνισης:
Γιάννης Σμυθ - 2 Υπηρεσίες
2:00 μ.μ. - 2:45 μ.μ.
Υπηρεσίες:
• Κούρεμα (30 λεπτά) - 25 €
• Περιποίηση Γενειάδας (15 λεπτά) - 10 €
Σύνολο: 45 λεπτά - 35 €
Ανίχνευση Διενέξεων
Το rendevo ελέγχει για διενέξεις προγραμματισμού πριν την αποθήκευση.
Τι Προκαλεί Διένεξη;
Χρονική επικάλυψη:
- Υπάρχει άλλο ραντεβού εκείνη την ώρα
- Για το ίδιο μέλος προσωπικού
- Στην ίδια τοποθεσία
Παράδειγμα διένεξης:
- Υπάρχον: Κούρεμα Γιάννη με Μαρία, 2:00 μ.μ. - 2:30 μ.μ.
- Νέο: Κούρεμα Σάρας με Μαρία, 2:15 μ.μ. - 2:45 μ.μ.
- Διένεξη: Η Μαρία είναι ήδη κλεισμένη
Προειδοποίηση Διένεξης
Εάν εντοπιστεί διένεξη:
- Εμφανίζεται παράθυρο προειδοποίησης
- Δείχνει: Λεπτομέρειες του υπάρχοντος ραντεβού που προκαλεί διένεξη
- Επιλογές:
- Άκυρο - Πίσω και επιλογή διαφορετικής ώρας/προσωπικού
- Κράτηση Ούτως ή Άλλως - Παράκαμψη διένεξης και δημιουργία ραντεβού
Πότε να Παρακάμψετε Διενέξεις
Έγκυροι λόγοι:
- Κράτηση για τον εαυτό σας (διαχειριστικές εργασίες)
- Ο πελάτης είναι εντάξει να περιμένει
- Διαφορετικές υπηρεσίες που δεν προκαλούν πραγματική διένεξη
- Το προσωπικό μπορεί να χειριστεί επικαλυπτόμενες υπηρεσίες
Χρησιμοποιήστε με προσοχή: Η παράκαμψη δημιουργεί διπλοκρατήσεις
💡 Συμβουλή: Εάν βλέπετε συχνές διενέξεις, ίσως χρειαστεί να:
- Προσλάβετε περισσότερο προσωπικό
- Επεκτείνετε το ωράριο λειτουργίας
- Προσαρμόσετε τις διάρκειες των υπηρεσιών
- Προσθέσετε χρόνο ενδιάμεσου διαλείμματος μεταξύ των ραντεβού
Μετά τη Δημιουργία Ραντεβού
Τι Συμβαίνει Αμέσως
✅ Το ραντεβού αποθηκεύτηκε στη βάση δεδομένων
✅ Εμφανίζεται στο Ημερολόγιο στη σωστή χρονική στιγμή
✅ Η κατάσταση ορίζεται σε «Προγραμματισμένο» από προεπιλογή
✅ Εκχωρείται ID ομάδας κράτησης (για ραντεβού πολλαπλών υπηρεσιών)
✅ Το αρχείο του πελάτη ενημερώνεται (ή δημιουργείται εάν είναι νέος)
Ειδοποιήσεις (Εάν Είναι Ενεργοποιημένες)
Προς τον πελάτη:
- Email επιβεβαίωσης (εάν παρασχέθηκε email και είναι ενεργοποιημένο στις Ρυθμίσεις)
- Επιβεβαίωση SMS (εάν παρασχέθηκε τηλέφωνο και το SMS είναι ενεργοποιημένο)
Προς εσάς:
- Καμία ειδοποίηση για μη αυτόματες κρατήσεις που δημιουργείτε εσείς
- Μόνο οι κρατήσεις AI ενεργοποιούν ειδοποιήσεις νέας κράτησης
Τι Πρέπει να Κάνετε Στη Συνέχεια
- Επαληθεύστε ότι το ραντεβού εμφανίζεται στο Ημερολόγιο
- Επικοινωνήστε με τον πελάτη για επιβεβαίωση (εάν έκλεισε τηλεφωνικά)
- Προετοιμάστε τυχόν υλικά που χρειάζονται για την υπηρεσία
- Ορίστε υπενθύμιση εάν το ραντεβού είναι πολύ αργότερα
Συνήθεις Ερωτήσεις
Ε: Τα μη αυτόματα ραντεβού προσμετρώνται στα όρια κρατήσεών μου; Α: Όχι! Τα μη αυτόματα ραντεβού είναι απεριόριστα. Μόνο οι κρατήσεις που δημιουργούνται από τον βοηθό AI μετράνε.
Ε: Μπορώ να κλείσω ραντεβού εκτός ωραρίου λειτουργίας; Α: Ναι, η φόρμα επιτρέπει την κράτηση οποιαδήποτε στιγμή. Το ωράριο λειτουργίας είναι συστάσεις, όχι περιορισμοί.
Ε: Τι γίνεται αν ο αριθμός τηλεφώνου του πελάτη είναι από άλλη χώρα; Α: Εισαγάγετε τον με τον κωδικό χώρας (π.χ., +44 για Ηνωμένο Βασίλειο). Το σύστημα ανιχνεύει και μορφοποιεί αυτόματα σωστά.
Ε: Μπορώ να επεξεργαστώ ένα ραντεβού αφού το δημιουργήσω; Α: Ναι! Κάντε κλικ στο ραντεβού στο Ημερολόγιο και επιλέξτε Επεξεργασία. Δείτε το Διαχείριση Ραντεβού.
Ε: Τι γίνεται αν κάνω διπλοκράτηση κατά λάθος; Α: Θα δείτε μια προειδοποίηση διένεξης. Μπορείτε να επιλέξετε να κλείσετε ούτως ή άλλως ή να επιλέξετε διαφορετική ώρα.
Ε: Μπορούν οι πελάτες να δουν τις εσωτερικές μου σημειώσεις; Α: Όχι, οι σημειώσεις είναι ιδιωτικές και ορατές μόνο σε εσάς και την ομάδα σας.
Ε: Πώς ακυρώνω ένα μη αυτόματο ραντεβού; Α: Κάντε κλικ στο ραντεβού στο Ημερολόγιο → Αλλαγή κατάστασης σε Ακυρωμένο. Δείτε το Διαχείριση Ραντεβού.
Ε: Μπορώ να κλείσω επαναλαμβανόμενα ραντεβού; Α: Όχι αυτόματα. Πρέπει να δημιουργείτε κάθε ραντεβού ξεχωριστά.
Σχετικά Άρθρα
- Χρήση του Ημερολογίου - Πλοηγηθείτε και δείτε τα ραντεβού
- Διαχείριση Ραντεβού - Επεξεργασία, ακύρωση, ολοκλήρωση κρατήσεων
- Κρατήσεις Πολλαπλών Υπηρεσιών - Αναλυτικός οδηγός για ομαδοποιημένες υπηρεσίες
- Ρύθμιση Διαθεσιμότητας - Διαμορφώστε τους κανόνες κράτησης
Η μη αυτόματη κράτηση σας δίνει πλήρη έλεγχο. Χρησιμοποιήστε την παράλληλα με τις κρατήσεις AI για πλήρη ευελιξία! 📝