Διαχείριση Ραντεβού

Μάθετε πώς να επεξεργάζεστε, να ενημερώνετε την κατάσταση, να ολοκληρώνετε, να ακυρώνετε και να διαγράφετε ραντεβού. Διατηρήστε το ημερολόγιό σας ακριβές και οργανωμένο.

Άνοιγμα Λεπτομερειών Ραντεβού

Όλη η διαχείριση ραντεβού ξεκινά από εδώ:

Πηγαίνετε στο Ημερολόγιο
Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε ραντεβού (Προβολή Λίστας ή Προβολή Ημερολογίου)
Ανοίγει το Παράθυρο Λεπτομερειών Ραντεβού

Τι βλέπετε:

Όνομα πελάτη, email, τηλέφωνο
Υπηρεσία(ες) που έκλεισε
Ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία
Αντιστοιχισμένο μέλος προσωπικού
Τρέχουσα κατάσταση
Εσωτερικές σημειώσεις
Συνολική τιμή
Πηγή κράτησης (AI, μη αυτόματη, σελίδα κράτησης)

Επεξεργασία Ραντεβού

Αλλάξτε τις λεπτομέρειες του ραντεβού αφού έχει δημιουργηθεί.

Πώς να Επεξεργαστείτε

Κάντε κλικ στο ραντεβού για να ανοίξετε τις λεπτομέρειες
Κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία
Ανοίγει η φόρμα ραντεβού με τις τρέχουσες λεπτομέρειες
Κάντε τις αλλαγές σας
Κάντε κλικ στο Αποθήκευση Αλλαγών

Τι Μπορείτε να Επεξεργαστείτε

Ημερομηνία & Ώρα:

Επαναπρογραμματισμός σε διαφορετική ημερομηνία
Αλλαγή ώρας έναρξης
Η ώρα λήξης ενημερώνεται αυτόματα με βάση τη διάρκεια της υπηρεσίας

Υπηρεσία:

Αλλαγή σε διαφορετική υπηρεσία
Η διάρκεια και η τιμή ενημερώνονται αυτόματα
Σημείωση: Για ραντεβού πολλαπλών υπηρεσιών, μπορείτε να προσθέσετε/αφαιρέσετε υπηρεσίες

Μέλος Προσωπικού:

Αντιστοίχιση σε διαφορετικό μέλος ομάδας
Αλλαγή σε «Οποιοδήποτε Διαθέσιμο»
Εμφανίζει μόνο το προσωπικό που μπορεί να εκτελέσει την υπηρεσία

Πληροφορίες Πελάτη:

Ενημέρωση ονόματος
Αλλαγή διεύθυνσης email
Ενημέρωση αριθμού τηλεφώνου

Σημειώσεις:

Προσθήκη νέων πληροφοριών
Ενημέρωση υπαρχουσών σημειώσεων
Μέγιστο 500 χαρακτήρες

Τι ΔΕΝ Μπορείτε να Επεξεργαστείτε

❌ Τοποθεσία - Δεν μπορείτε να μετακινήσετε το ραντεβού σε διαφορετική τοποθεσία. Πρέπει να ακυρώσετε και να κάνετε νέα κράτηση.

❌ Πηγή κράτησης - Η αρχική πηγή (AI, μη αυτόματη, σελίδα κράτησης) είναι μόνιμη.

❌ Χρονική σήμανση δημιουργίας - Δεν μπορείτε να αλλάξετε πότε έγινε αρχικά η κράτηση του ραντεβού.

Ανίχνευση Διενέξεων κατά την Επεξεργασία

Όταν επαναπρογραμματίζετε:

Το σύστημα ελέγχει:

Είναι διαθέσιμη η νέα χρονική στιγμή;
Έχει διένεξη το προσωπικό;
Υπάρχουν επικαλυπτόμενες κρατήσεις;

Εάν βρεθεί διένεξη:

Εμφανίζεται παράθυρο προειδοποίησης
Δείχνει το υπάρχον ραντεβού που προκαλεί διένεξη
Επιλογές: Ακύρωση επεξεργασίας ή Κράτηση Ούτως ή Άλλως (παράκαμψη)

💡 Συμβουλή: Εάν ο επαναπρογραμματισμός προκαλεί διενέξεις, εξετάστε το ενδεχόμενο να αντιστοιχίσετε διαφορετικό μέλος προσωπικού ή να επιλέξετε διαφορετική ώρα.

Αλλαγή Κατάστασης Ραντεβού

Παρακολουθήστε τον κύκλο ζωής του ραντεβού με ενημερώσεις κατάστασης.

Διαθέσιμες Καταστάσεις

Προγραμματισμένο (Προεπιλογή)

Αρχική κατάσταση για όλες τις νέες κρατήσεις
Το ραντεβού έχει κλειστεί αλλά δεν έχει επιβεβαιωθεί ακόμα
Χρώμα: Κύριο μπλε

Επιβεβαιωμένο

Ο πελάτης επιβεβαίωσε ότι έρχεται
Εσείς επαληθεύσατε το ραντεβού
Χρώμα: Χρώμα έμφασης
Χρήση: Όταν ο πελάτης απαντά σε μήνυμα επιβεβαίωσης ή καλεί για επιβεβαίωση

Ολοκληρωμένο

Η υπηρεσία εκτελέστηκε με επιτυχία
Το ραντεβού τελείωσε
Χρώμα: Πράσινο
Χρήση: Όταν ο πελάτης εμφανίστηκε και η υπηρεσία ολοκληρώθηκε

Ακυρωμένο

Το ραντεβού ακυρώθηκε
Εμφανίζεται στο ημερολόγιο με μειωμένη αδιαφάνεια
Χρώμα: Κόκκινο (ημιδιαφανές)
Χρήση: Όταν ο πελάτης ή εσείς ακυρώσατε το ραντεβού

Δεν Εμφανίστηκε (No Show)

Ο πελάτης δεν ήρθε στο ραντεβού
Παρακολουθεί αναξιόπιστους πελάτες
Χρώμα: Προειδοποιητικό κίτρινο/πορτοκαλί
Χρήση: Όταν ο πελάτης έκλεισε ραντεβού αλλά δεν εμφανίστηκε ποτέ

Πώς να Αλλάξετε Κατάσταση

Μέθοδος 1: Από το Παράθυρο Λεπτομερειών

Κάντε κλικ στο ραντεβού
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Κατάσταση
Επιλέξτε νέα κατάσταση
Κάντε κλικ στο Αποθήκευση ή η κατάσταση ενημερώνεται αμέσως

Μέθοδος 2: Γρήγορα Κουμπιά Κατάστασης

Ορισμένες καταστάσεις έχουν ειδικά κουμπιά στο παράθυρο:

Σήμανση ως Ολοκληρωμένο - Ολοκλήρωση με ένα κλικ
Σήμανση ως Δεν Εμφανίστηκε - Γρήγορη παρακολούθηση μη εμφάνισης
Ακύρωση Ραντεβού - Ανοίγει παράθυρο διαλόγου ακύρωσης

Βέλτιστες Πρακτικές Κατάστασης

Καθημερινή ρουτίνα:

Πρωί:

Ελέγξτε τα σημερινά ραντεβού
Όλα θα πρέπει να είναι «Προγραμματισμένα» ή «Επιβεβαιωμένα»

Μετά από κάθε ραντεβού:

Σημειώστε αμέσως ως «Ολοκληρωμένο» ή «Δεν Εμφανίστηκε»
Προσθέστε σημειώσεις σχετικά με την υπηρεσία εάν χρειάζεται

Τέλος ημέρας:

Βεβαιωθείτε ότι όλα τα σημερινά ραντεβού έχουν τελική κατάσταση
Τα αυριανά ραντεβού θα πρέπει να είναι «Προγραμματισμένα» ή «Επιβεβαιωμένα»

Γιατί αυτό έχει σημασία:

Ακριβείς επιχειρηματικές μετρήσεις
Παρακολούθηση αξιοπιστίας πελατών
Αναφορές εσόδων
Ανάλυση ποσοστού μη εμφάνισης

💡 Επαγγελματική συμβουλή: Ορίστε μια υπενθύμιση για να ενημερώνετε την κατάσταση του ραντεβού αμέσως μετά την ολοκλήρωση της υπηρεσίας. Μην περιμένετε μέχρι το τέλος της ημέρας.

Ολοκλήρωση Ραντεβού

Σημειώστε τα ραντεβού ως ολοκληρωμένα όταν η υπηρεσία έχει τελειώσει.

Πώς να Σημειώσετε ως Ολοκληρωμένο

Γρήγορη μέθοδος:

Κάντε κλικ στο ραντεβού
Κάντε κλικ στο κουμπί Σήμανση ως Ολοκληρωμένο
Έτοιμο! Η κατάσταση αλλάζει αμέσως

Μέθοδος αναπτυσσόμενου μενού κατάστασης:

Κάντε κλικ στο ραντεβού
Αναπτυσσόμενο μενού Κατάσταση → Επιλέξτε «Ολοκληρωμένο»
Αποθήκευση

Τι Συμβαίνει

✅ Η κατάσταση αλλάζει σε Ολοκληρωμένο (πράσινη ένδειξη)

✅ Μετακινείται στην καρτέλα Παρελθόντα στην Προβολή Λίστας (αφού περάσει η ημερομηνία του ραντεβού)

✅ Προσμετράται στις μετρήσεις σε αναφορές και αναλυτικά στοιχεία

✅ Ενημερώνει το ιστορικό πελάτη - Δείχνει επιτυχημένη επίσκεψη

✅ Επηρεάζει την κατάσταση VIP του πελάτη - Τα ολοκληρωμένα ραντεβού προσμετρώνται στα όρια VIP

Πότε να Σημειώσετε ως Ολοκληρωμένο

Καλύτερος χρόνος: Αμέσως μόλις φύγει ο πελάτης

Αποδεκτό: Στο τέλος της ημέρας για όλα τα ραντεβού

Πολύ αργά: Μέρες αργότερα (επηρεάζει τις ακριβείς μετρήσεις)

Για ραντεβού πολλαπλών υπηρεσιών:

Σημειώστε ως ολοκληρωμένο όταν τελειώσουν ΟΛΕΣ οι υπηρεσίες
Δεν μπορείτε να σημειώσετε μεμονωμένες υπηρεσίες μέσα σε μια ομάδα

Ακύρωση Ραντεβού

Ακυρώστε ραντεβού όταν ο πελάτης δεν μπορεί να έρθει ή εσείς πρέπει να ακυρώσετε.

Πώς να Ακυρώσετε

Κάντε κλικ στο ραντεβού
Κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση Ραντεβού (ή Κατάσταση → Ακυρωμένο)
Προαιρετικά: Προσθέστε λόγο ακύρωσης στις σημειώσεις
Επιβεβαιώστε την ακύρωση

Τι Συμβαίνει

✅ Η κατάσταση αλλάζει σε Ακυρωμένο

✅ Παραμένει στο ημερολόγιο αλλά με μειωμένη αδιαφάνεια

✅ Ελευθερώνει τη χρονική στιγμή για νέες κρατήσεις

✅ Διατηρείται στο ιστορικό - Δεν διαγράφεται, απλώς σημειώνεται ως ακυρωμένο

Ειδοποίηση (εάν είναι ενεργοποιημένη):

Ο πελάτης λαμβάνει ειδοποίηση ακύρωσης
Email ή SMS με βάση τις ρυθμίσεις σας

Σημειώσεις Ακύρωσης

Καλή πρακτική να τεκμηριώνετε το γιατί:

Με πρωτοβουλία πελάτη:

«Ο πελάτης κάλεσε για ακύρωση - σύγκρουση με εργασία»
«Ο πελάτης επαναπρογραμμάτισε μέσω WhatsApp»
«Ακύρωση έκτακτης ανάγκης»

Με πρωτοβουλία επιχείρησης:

«Μέλος προσωπικού άρρωστο - χρειάζεται επαναπρογραμματισμός»
«Πρόβλημα εγκατάστασης - βλάβη στον κεντρικό αγωγό νερού»
«Επιχείρηση κλειστή λόγω αργίας»

Όφελος: Το ιστορικό αρχείο βοηθά στον εντοπισμό μοτίβων

Ακύρωση vs. Διαγραφή

Ακύρωση (συνιστάται):

Διατηρεί το ραντεβού στο ιστορικό
Παρακολουθεί το ποσοστό ακυρώσεων
Διατηρεί το ιστορικό πελάτη
Μπορείτε να ανατρέξετε αργότερα

Διαγραφή:

Αφαιρεί μόνιμα το ραντεβού
Δεν μπορεί να αναιρεθεί
Χάνει ιστορικά δεδομένα
Χρησιμοποιήστε μόνο για λάθη

💡 Βέλτιστη πρακτική: Πάντα να ακυρώνετε αντί να διαγράφετε, εκτός εάν το ραντεβού δημιουργήθηκε κατά λάθος.

Διαγραφή Ραντεβού

Αφαιρέστε μόνιμα ραντεβού από το σύστημα.

Πότε να Διαγράψετε (Σπάνια)

Έγκυροι λόγοι:

Διπλή κράτηση που δημιουργήθηκε κατά λάθος
Δοκιμαστικό ραντεβού κατά τη ρύθμιση
Το ραντεβού καταχωρήθηκε λανθασμένα

ΜΗΝ διαγράφετε για:

❌ Ακυρώσεις πελατών (χρησιμοποιήστε την κατάσταση Ακυρωμένο αντ' αυτού)
❌ Μη εμφανίσεις (χρησιμοποιήστε την κατάσταση Δεν Εμφανίστηκε αντ' αυτού)
❌ Ολοκληρωμένα ραντεβού (χρησιμοποιήστε την κατάσταση Ολοκληρωμένο)

Πώς να Διαγράψετε

Κάντε κλικ στο ραντεβού
Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή
Εμφανίζεται παράθυρο προειδοποίησης: «Αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί»
Επιβεβαιώστε τη διαγραφή

Τι Συμβαίνει

⚠️ Το ραντεβού αφαιρείται από τη βάση δεδομένων μόνιμα

⚠️ Εξαφανίζεται από το ημερολόγιο αμέσως

⚠️ Δεν μπορεί να ανακτηθεί - Χωρίς αναίρεση ή κάδο απορριμμάτων

⚠️ Το ιστορικό πελάτη ενημερώνεται - Το ραντεβού αφαιρείται από το αρχείο του

⚠️ Τα αναλυτικά στοιχεία επηρεάζονται - Οι μετρήσεις κρατήσεων προσαρμόζονται

Επιβεβαίωση Διαγραφής

Μήνυμα διαλόγου: «Είστε σίγουροι ότι θέλετε να διαγράψετε αυτό το ραντεβού; Αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί.»

Κουμπιά:

Άκυρο - Επιστροφή, χωρίς διαγραφή
Διαγραφή - Επιβεβαίωση μόνιμης διαγραφής

💡 Σκεφτείτε το διπλά: Μόλις διαγραφεί, δεν υπάρχει τρόπος να ανακτήσετε το ραντεβού.

Διαχείριση Ραντεβού Πολλαπλών Υπηρεσιών

Ειδικές εκτιμήσεις για ραντεβού με πολλαπλές υπηρεσίες.

Προβολή Λεπτομερειών Πολλαπλών Υπηρεσιών

Στο παράθυρο ραντεβού:

Παραθέτει όλες τις υπηρεσίες ξεχωριστά
Δείχνει τη διάρκεια και την τιμή κάθε υπηρεσίας
Εμφανίζει τη συνολική διάρκεια και τη συνολική τιμή

Παράδειγμα:

Υπηρεσίες:
• Κούρεμα (30 λεπτά) - 25 €
• Περιποίηση Γενειάδας (15 λεπτά) - 10 €
• Βαφή Μαλλιών (45 λεπτά) - 40 €

Σύνολο: 90 λεπτά - 75 €

Επεξεργασία Ραντεβού Πολλαπλών Υπηρεσιών

Μπορείτε:

Να προσθέσετε περισσότερες υπηρεσίες
Να αφαιρέσετε υπηρεσίες
Να αλλάξετε την ώρα
Να αντιστοιχίσετε ξανά προσωπικό (πρέπει να μπορεί να εκτελέσει ΟΛΕΣ τις υπηρεσίες)

Το σύστημα αυτόματα:

Υπολογίζει ξανά τη συνολική διάρκεια
Υπολογίζει ξανά τη συνολική τιμή
Προσαρμόζει την ώρα λήξης
Ελέγχει εάν το προσωπικό μπορεί να εκτελέσει όλες τις υπηρεσίες

Παράδειγμα: Αφαίρεση υπηρεσίας Βαφή Μαλλιών:

Παλιό σύνολο: 90 λεπτά, 75 €
Νέο σύνολο: 45 λεπτά, 35 €
Η ώρα λήξης μετακινείται νωρίτερα αυτόματα

Κατάσταση για Ραντεβού Πολλαπλών Υπηρεσιών

Σημαντικό: Η κατάσταση ισχύει για ΟΛΟΚΛΗΡΗ την ομάδα ραντεβού, όχι για μεμονωμένες υπηρεσίες.

Δεν μπορείτε:

Να σημειώσετε μεμονωμένες υπηρεσίες ως ολοκληρωμένες
Να ακυρώσετε μόνο μία υπηρεσία από την ομάδα

Πρέπει:

Να σημειώσετε ολόκληρο το ραντεβού ως ολοκληρωμένο όταν τελειώσουν όλες οι υπηρεσίες
Να επεξεργαστείτε το ραντεβού και να αφαιρέσετε υπηρεσίες εάν ο πελάτης ακυρώσει μόνο μερικές

Παράδειγμα σεναρίου: Ο πελάτης έκλεισε Κούρεμα + Βαφή αλλά θέλει να ακυρώσει τη βαφή:

Επεξεργαστείτε το ραντεβού
Αφαιρέστε την υπηρεσία Βαφή
Αποθήκευση (τώρα είναι μόνο Κούρεμα)
Η τιμή και η διάρκεια ενημερώνονται αυτόματα

Συνήθεις Ερωτήσεις

Ε: Μπορώ να μετακινήσω ένα ραντεβού σε διαφορετική τοποθεσία; Α: Όχι, η τοποθεσία δεν μπορεί να αλλάξει. Πρέπει να ακυρώσετε και να δημιουργήσετε νέο ραντεβού στην άλλη τοποθεσία.

Ε: Τι συμβαίνει εάν επεξεργαστώ την ώρα ενός ραντεβού και προκαλέσω διένεξη; Α: Το σύστημα δείχνει προειδοποίηση διένεξης. Μπορείτε να επιλέξετε να παρακάμψετε ή να επιλέξετε διαφορετική ώρα.

Ε: Εάν ακυρώσω ένα ραντεβού, ειδοποιείται ο πελάτης; Α: Μόνο εάν έχετε ενεργοποιημένες τις ειδοποιήσεις ακύρωσης στις Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις.

Ε: Μπορώ να αναιρέσω μια αλλαγή κατάστασης; Α: Ναι, απλώς αλλάξτε την κατάσταση ξανά. Παράδειγμα: Εάν σημειώσατε Δεν Εμφανίστηκε κατά λάθος, αλλάξτε το πάλι σε Ολοκληρωμένο.

Ε: Ποια είναι η διαφορά μεταξύ Ακύρωσης και Διαγραφής; Α: Η Ακύρωση διατηρεί το ραντεβού στο ιστορικό (συνιστάται). Η Διαγραφή το αφαιρεί μόνιμα (μόνο για λάθη).

Ε: Μπορώ να επεξεργαστώ ένα ραντεβού που δημιουργήθηκε από τον βοηθό AI; Α: Ναι! Όλα τα ραντεβού μπορούν να επεξεργαστούν ανεξάρτητα από το πώς δημιουργήθηκαν.

Ε: Πώς επαναπρογραμματίζω ένα ραντεβού; Α: Κάντε κλικ στο ραντεβού → Επεξεργασία → Αλλαγή ημερομηνίας/ώρας → Αποθήκευση.

Ε: Μπορώ να ακυρώσω μερικώς μια κράτηση πολλαπλών υπηρεσιών; Α: Επεξεργαστείτε το ραντεβού και αφαιρέστε τις υπηρεσίες που θέλει να ακυρώσει ο πελάτης. Μην χρησιμοποιείτε την κατάσταση Ακύρωσης.

Σύνοψη Βέλτιστων Πρακτικών

Ενημερώσεις Κατάστασης

✅ Ενημερώστε την κατάσταση αμέσως μετά την υπηρεσία
✅ Χρησιμοποιήστε Ολοκληρωμένο για επιτυχημένες επισκέψεις
✅ Χρησιμοποιήστε Δεν Εμφανίστηκε για πελάτες που δεν έρχονται
✅ Χρησιμοποιήστε Ακυρωμένο για πραγματικές ακυρώσεις
✅ Προσθέστε σημειώσεις που εξηγούν τις ακυρώσεις

Επεξεργασία

✅ Ελέγξτε για διενέξεις κατά τον επαναπρογραμματισμό
✅ Ειδοποιήστε τον πελάτη για τις αλλαγές
✅ Ενημερώστε τις σημειώσεις με τον λόγο της αλλαγής
✅ Επαληθεύστε ότι το προσωπικό μπορεί να εκτελέσει την υπηρεσία εάν γίνει εκ νέου αντιστοίχιση

Ακυρώσεις

✅ Χρησιμοποιήστε την κατάσταση Ακύρωσης, όχι Διαγραφής
✅ Τεκμηριώστε τον λόγο ακύρωσης
✅ Ενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις πελατών
✅ Διατηρήστε το ιστορικό για μετρήσεις

Διαγραφές

⚠️ Διαγράψτε μόνο λάθη
⚠️ Ποτέ μην διαγράφετε ολοκληρωμένα ραντεβού
⚠️ Δεν μπορεί να αναιρεθεί
⚠️ Χρησιμοποιήστε την Ακύρωση για πραγματικές ακυρώσεις

Σχετικά Άρθρα

Χρήση του Ημερολογίου - Πλοηγηθείτε και δείτε τα ραντεβού
Δημιουργία Μη Αυτόματων Ραντεβού - Κλείστε ραντεβού μόνοι σας
Κρατήσεις Πολλαπλών Υπηρεσιών - Κατανόηση ομαδοποιημένων υπηρεσιών

Διατηρήστε το ημερολόγιό σας ακριβές. Ενημερώνετε τις καταστάσεις καθημερινά για καλύτερα αποτελέσματα! ✅