Διαχείριση Επαφών

Ο πλήρης οδηγός σας για την οργάνωση και διαχείριση των επαφών πελατών στο rendevo.

Τι Είναι οι Επαφές;

Οι επαφές είναι τα αρχεία των πελατών σας στο rendevo. Κάθε επαφή περιλαμβάνει:

Απαιτούμενες Πληροφορίες:

Όνομα (έως 100 χαρακτήρες)
Email (έγκυρη διεύθυνση email)
Τηλέφωνο (διεθνής μορφή E.164)

Προαιρετικές Πληροφορίες:

Συναίνεση επικοινωνίας (συναίνεση για μηνύματα μάρκετινγκ)
Ετικέτες (Tags) (ετικέτες διαχωρισμένες με κόμμα για οργάνωση)

Αυτόματες Πληροφορίες:

Πηγή (πώς δημιουργήθηκε η επαφή: μη αυτόματη, WhatsApp, Messenger, Instagram, κράτηση AI)
Σύνολο κρατήσεων (υπολογίζεται αυτόματα από τα ραντεβού)
Συνολικές δαπάνες (υπολογίζεται αυτόματα από τις τιμές κράτησης)
Ημερομηνία τελευταίας κράτησης (ενημερώνεται αυτόματα)
Κατάσταση VIP (αντιστοιχίζεται αυτόματα βάσει κριτηρίων)

Πρόσβαση στη Σελίδα Επαφών

Κάντε κλικ στο Επαφές στην πλαϊνή μπάρα
Θα δείτε έναν πίνακα με όλες τις επαφές σας

Τι θα δείτε:

Λίστα επαφών σε μορφή πίνακα
Επιλογές αναζήτησης και φίλτρων
Στοιχεία ελέγχου προσαρμογής στηλών
Μενού ενεργειών για κάθε επαφή

Δυνατότητες Λίστας Επαφών

Προβολή Πίνακα

Προεπιλεγμένες στήλες:

Όνομα
Email
Τηλέφωνο
Σύνολο Κρατήσεων
Συνολικές Δαπάνες
Τελευταία Κράτηση
Πηγή
Κατάσταση (Ενεργή/Αρχειοθετημένη)

Προσαρμόσιμο:

Εμφάνιση/απόκρυψη οποιασδήποτε στήλης
Οι προτιμήσεις σας αποθηκεύονται αυτόματα
Διαφορετικοί χρήστες μπορούν να έχουν διαφορετικές ρυθμίσεις στηλών

Ταξινόμηση

Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης για ταξινόμηση:

Όνομα (Α-Ω ή Ω-Α)
Σύνολο Κρατήσεων (υψηλό προς χαμηλό, χαμηλό προς υψηλό)
Συνολικές Δαπάνες (υψηλό προς χαμηλό, χαμηλό προς υψηλό)
Τελευταία Κράτηση (πρόσφατη προς παλιά, παλιά προς πρόσφατη)

💡 Συμβουλή: Ταξινομήστε κατά «Συνολικές Δαπάνες» για να εντοπίσετε γρήγορα τους καλύτερους πελάτες σας.

Ορατότητα Στηλών

Για εμφάνιση/απόκρυψη στηλών:

Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογέας Στηλών (πάνω δεξιά στον πίνακα)
Επιλέξτε τα πλαίσια για τις στήλες που θέλετε να βλέπετε
Απο-επιλέξτε τα πλαίσια για να αποκρύψετε στήλες
Οι αλλαγές αποθηκεύονται αμέσως

Συνιστώμενες προβολές:

Εστίαση στις πωλήσεις:

Όνομα ✓
Τηλέφωνο ✓
Σύνολο Κρατήσεων ✓
Συνολικές Δαπάνες ✓
Τελευταία Κράτηση ✓

Εστίαση στα στοιχεία επικοινωνίας:

Όνομα ✓
Email ✓
Τηλέφωνο ✓
Συναίνεση Επικοινωνίας ✓
Πηγή ✓

Αναζήτηση & Φίλτρα

Γραμμή Αναζήτησης

Τι αναζητά:

Όνομα επαφής
Διεύθυνση Email
Αριθμό τηλεφώνου

Πώς να τη χρησιμοποιήσετε:

Πληκτρολογήστε στο πλαίσιο αναζήτησης στο πάνω μέρος της σελίδας
Τα αποτελέσματα φιλτράρονται καθώς πληκτρολογείτε
Πατήστε Enter ή περιμένετε για αυτόματη αναζήτηση

Παραδείγματα:

Πληκτρολογήστε «Γιάννης» → Εμφανίζει όλες τις επαφές με όνομα Γιάννης
Πληκτρολογήστε «@gmail» → Εμφανίζει όλες τις διευθύνσεις Gmail
Πληκτρολογήστε «+30» → Εμφανίζει όλους τους ελληνικούς αριθμούς τηλεφώνου

Επιλογές Φίλτρου

Φίλτρο Κατάστασης:

Ενεργή (προεπιλογή) - Τρέχοντες πελάτες
Αρχειοθετημένη - Ανενεργοί ή παλιοί πελάτες
Όλες - Και ενεργές και αρχειοθετημένες

Φίλτρο Συναίνεσης (Opt-in):

Όλες (προεπιλογή)
Έχουν Συναινέσει - Πελάτες που συναίνεσαν στο μάρκετινγκ
Δεν Έχουν Συναινέσει - Πελάτες που αρνήθηκαν το μάρκετινγκ

Φίλτρο Πηγής:

Όλες οι Πηγές (προεπιλογή)
Μη αυτόματη - Τους προσθέσατε εσείς
WhatsApp - Από συνομιλίες WhatsApp
Messenger - Από το Facebook Messenger
Instagram - Από Instagram DMs
Κράτηση AI - Από κρατήσεις που επεξεργάστηκε το AI μέσω της σελίδας κράτησης

💡 Περίπτωση χρήσης: Φιλτράρετε ανά πηγή για να δείτε ποια κανάλια σας φέρνουν τους περισσότερους πελάτες.

Ανίχνευση VIP

Το rendevo αναγνωρίζει αυτόματα τους VIP πελάτες με βάση τη δραστηριότητά τους.

Κριτήρια VIP

Μια επαφή γίνεται VIP όταν πληροί μία από τις δύο προϋποθέσεις:

Επιλογή 1: Όριο δαπανών

Συνολικές δαπάνες άνω των 500€

Επιλογή 2: Όριο συχνότητας

Σύνολο κρατήσεων άνω των 10

Ένδειξη VIP

Οπτική σήμανση:

👑 Εικονίδιο κορώνας δίπλα στο όνομα
Ορατό στη λίστα επαφών και στις λεπτομέρειες

Στις συνομιλίες:

Ένδειξη VIP στη λίστα συνομιλιών των Εισερχομένων
Βοηθά στην ιεράρχηση των απαντήσεων

💡 Συμβουλή: Ταξινομήστε κατά «Συνολικές Δαπάνες» ή «Σύνολο Κρατήσεων» για να δείτε όλους τους VIP ομαδοποιημένους στην κορυφή.

Σελιδοποίηση & Φόρτωση

Πώς Φορτώνουν οι Επαφές

Αρχική φόρτωση:

Οι πρώτες 100 επαφές εμφανίζονται αμέσως
Ταξινομημένες κατά τις πιο πρόσφατες

Φόρτωση περισσότερων:

Κάντε κλικ στο κουμπί «Φόρτωση Περισσότερων» στο κάτω μέρος
Φορτώνει τις επόμενες 100 επαφές
Μπορείτε να συνεχίσετε να φορτώνετε μέχρι να εμφανιστούν όλες οι επαφές

Απόδοση:

Ομαλή φόρτωση ακόμα και με χιλιάδες επαφές
Η αναζήτηση και τα φίλτρα λειτουργούν σε όλες τις επαφές (όχι μόνο σε αυτές που έχουν φορτωθεί)

Ενέργειες Επαφής

Προβολή Λεπτομερειών Επαφής

Πώς να ανοίξετε:

Κάντε κλικ οπουδήποτε σε μια σειρά επαφής
Ανοίγει πλαϊνή μπάρα/συρτάρι με πλήρεις πληροφορίες

Τι θα δείτε:

Πλήρη στοιχεία επικοινωνίας
Ιστορικό κρατήσεων
Συνολικά στατιστικά
Κατάσταση VIP
Κουμπιά ενεργειών

Επεξεργασία Επαφής

Από την πλαϊνή μπάρα λεπτομερειών επαφής:

Κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία
Τροποποιήστε οποιοδήποτε πεδίο
Κάντε κλικ στο Αποθήκευση

Από την προβολή πίνακα:

Κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις τελείες (⋯) στη σειρά της επαφής
Επιλέξτε Επεξεργασία
Κάντε αλλαγές
Κάντε κλικ στο Αποθήκευση

Επεξεργάσιμα πεδία:

Όνομα
Email
Τηλέφωνο
Συναίνεση επικοινωνίας
Ετικέτες (Tags)

⚠️ Σημείωση: Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία πεδίων που υπολογίζονται αυτόματα (Σύνολο Κρατήσεων, Συνολικές Δαπάνες, Τελευταία Κράτηση, Πηγή).

Αρχειοθέτηση/Επαναφορά

Αρχειοθέτηση επαφής:

Ανοίξτε τις λεπτομέρειες της επαφής
Κάντε κλικ στο κουμπί Αρχειοθέτηση
Επιβεβαιώστε

Ή από τον πίνακα:

Κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις τελείες (⋯)
Επιλέξτε Αρχειοθέτηση

Τι κάνει η αρχειοθέτηση:

Αφαιρεί την επαφή από την προεπιλεγμένη προβολή «Ενεργή»
Διατηρεί όλα τα δεδομένα και το ιστορικό
Μπορεί να επαναφερθεί ανά πάσα στιγμή
ΔΕΝ διαγράφει την επαφή

Επαναφορά επαφής:

Φιλτράρετε την προβολή σε «Αρχειοθετημένη»
Βρείτε την επαφή
Ανοίξτε τις λεπτομέρειες ή το μενού
Κάντε κλικ στο Επαναφορά

💡 Περίπτωση χρήσης: Αρχειοθετήστε πελάτες που μετακόμισαν ή σταμάτησαν να χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες σας, αλλά κρατήστε τα αρχεία τους.

Δημιουργία Ραντεβού

Κλείστε ραντεβού απευθείας από την επαφή:

Ανοίξτε τις λεπτομέρειες της επαφής
Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία Ραντεβού
Ανοίγει η φόρμα κράτησης με την επαφή προ-συμπληρωμένη
Επιλέξτε υπηρεσία, ημερομηνία, ώρα
Αποθηκεύστε

Όφελος: Παραλείπετε τη μη αυτόματη εισαγωγή πληροφοριών πελάτη.

Εξαγωγή σε CSV

Εξαγωγή της λίστας επαφών σας:

Εφαρμόστε όποια φίλτρα θέλετε (προαιρετικό)
Κάντε κλικ στο κουμπί Εξαγωγή (πάνω μέρος της σελίδας)
Λήψη αρχείου CSV στον υπολογιστή σας

Το CSV περιλαμβάνει:

Όλα τα πεδία επαφών
Το τρέχον φίλτρο/αναζήτηση που εφαρμόστηκε
Μορφοποιημένο για Excel, Google Sheets, κ.λπ.

Περιπτώσεις χρήσης:

Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας της λίστας επαφών σας
Εισαγωγή σε εργαλεία email marketing
Ανάλυση δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα
Εκτύπωση λιστών αλληλογραφίας

Μη Αυτόματη Προσθήκη Επαφών

Πότε να Προσθέσετε Μη Αυτόματα

Συνήθη σενάρια:

Ο πελάτης καλεί για κράτηση (πριν από τη συνομιλία AI)
Πελάτης χωρίς ραντεβού (Walk-in)
Σύσταση από άλλον πελάτη
Συλλογή επαφών σε εκδηλώσεις
Εισαγωγή από προηγούμενο σύστημα

Πώς να Προσθέσετε μια Επαφή

Πηγαίνετε στη σελίδα Επαφές
Κάντε κλικ στο κουμπί + Προσθήκη Επαφής
Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία:
- Όνομα (απαιτείται)
- Email (απαιτείται)
- Τηλέφωνο (απαιτείται, με κωδικό χώρας)
Προαιρετικά πεδία:
- Συναίνεση επικοινωνίας (επιλέξτε εάν ο πελάτης συναινεί)
- Ετικέτες (Tags) (π.χ., «συσταση», «vip», «τακτικος»)
Κάντε κλικ στο Αποθήκευση

Μορφή τηλεφώνου:

Πρέπει να περιλαμβάνει κωδικό χώρας
Παράδειγμα: +30 210 1234567 (Ελλάδα)
Παράδειγμα: +1 555 123 4567 (ΗΠΑ)
Το σύστημα επικυρώνει τη μορφή αυτόματα

⚠️ Ανίχνευση διπλοτύπων: Το σύστημα ελέγχει για υπάρχουσες επαφές με το ίδιο email ή τηλέφωνο. Θα δείτε μια προειδοποίηση εάν βρεθεί διπλότυπο.

Όρια Επαφών ανά Πλάνο

Δωρεάν Επίπεδο (Free Tier)

Έως 100 επαφές κατ' ανώτατο όριο
Δείτε το όριο στη σελίδα Χρεώσεις
Δεν μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες αφού φτάσετε το όριο
Λύση: Αναβαθμίστε σε επίπεδο Solo, Growth ή Business

Επίπεδα Solo, Growth, Business

Απεριόριστες επαφές
Προσθέστε όσες χρειάζεστε
Χωρίς επιπλέον χρεώσεις για επαφές

Έλεγχος της Χρήσης σας

Εάν βρίσκεστε στο Δωρεάν επίπεδο:

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Χρεώσεις
Αναζητήστε την κάρτα χρήσης «Επαφές»
Δείχνει: «X / 100 επαφές»

Όταν πλησιάζετε το όριο:

Εμφανίζεται προειδοποίηση όταν φτάσετε στις 90+ επαφές
Δεν μπορείτε να προσθέσετε επαφές στο 100/100
Πρέπει να αναβαθμίσετε ή να αρχειοθετήσετε αχρησιμοποίητες επαφές

Αυτόματη Δημιουργία Επαφών

Από Κρατήσεις AI

Πότε: Ο πελάτης κλείνει μέσω AI στο WhatsApp/Messenger/Instagram

Τι συμβαίνει:

Ο βοηθός AI συλλέγει όνομα, email, τηλέφωνο κατά την κράτηση
Δημιουργεί την επαφή αυτόματα
Ορίζει την πηγή σε «Κράτηση AI»
Καταγράφει την επιλογή συναίνεσης επικοινωνίας
Συνδέει την κράτηση με την επαφή

Εάν η επαφή υπάρχει:

Το σύστημα ταιριάζει με τον αριθμό τηλεφώνου
Ενημερώνει την υπάρχουσα επαφή αντί να δημιουργήσει διπλότυπο
Προσθέτει την κράτηση στο ιστορικό της

Από τη Σελίδα Κράτησης

Πότε: Ο πελάτης κλείνει απευθείας στη σελίδα κράτησής σας

Τι συμβαίνει:

Ο πελάτης συμπληρώνει τη φόρμα κράτησης
Το σύστημα δημιουργεί την επαφή
Ορίζει την πηγή σε «Κράτηση AI»
Αποθηκεύει την προτίμηση συναίνεσης
Δημιουργεί ραντεβού συνδεδεμένο με την επαφή

Από Πλατφόρμες Μηνυμάτων

Πότε: Ο πελάτης σας στέλνει μήνυμα στο WhatsApp/Messenger/Instagram

Τι συμβαίνει:

Το πρώτο μήνυμα ενεργοποιεί τη δημιουργία επαφής
Το όνομα εξάγεται από το προφίλ της πλατφόρμας
Το τηλέφωνο/email προστίθεται εάν είναι διαθέσιμο στην πλατφόρμα
Η πηγή ορίζεται στο όνομα της πλατφόρμας
Όλα τα μηνύματα συνδέονται με την επαφή

Πλαϊνή Μπάρα Λεπτομερειών Επαφής

Ενότητες Πληροφοριών

Στοιχεία Επικοινωνίας:

Όνομα
Email (κάντε κλικ για αποστολή email)
Τηλέφωνο (κάντε κλικ για κλήση/μήνυμα)
Ετικέτες (Tags)
Κατάσταση συναίνεσης επικοινωνίας
Πηγή

Στατιστικά:

Σύνολο Κρατήσεων (συνολικά)
Συνολικές Δαπάνες (συνολικά, στο νόμισμά σας)
Τελευταία Κράτηση (ημερομηνία)
Κατάσταση VIP (εάν ισχύει)

Ιστορικό Κρατήσεων:

Λίστα όλων των ραντεβού
Ημερομηνία, ώρα, υπηρεσίες
Κατάσταση (Ολοκληρωμένο, Ακυρωμένο, κ.λπ.)
Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε ραντεβού για προβολή λεπτομερειών

Διαθέσιμες Ενέργειες

Από την πλαϊνή μπάρα:

Επεξεργασία στοιχείων επαφής
Δημιουργία νέου ραντεβού
Αρχειοθέτηση/Επαναφορά
Προβολή πλήρους ιστορικού κρατήσεων
Πρόσβαση στη συνομιλία μηνυμάτων (εάν υπάρχει)

Σύστημα Ετικετών (Tagging) Επαφών

Τι Είναι οι Ετικέτες;

Οι ετικέτες είναι σημάνσεις που δημιουργείτε για να οργανώσετε τις επαφές.

Παραδείγματα:

«vip»
«συσταση»
«τακτικος-εβδομαδιαιος»
«ειδικες-αναγκες»
«εκδηλωση-2024»

Προσθήκη Ετικετών

Κατά τη δημιουργία επαφής:

Βρείτε το πεδίο «Ετικέτες»
Πληκτρολογήστε ετικέτες διαχωρισμένες με κόμμα
Παράδειγμα: «vip, συσταση, εβδομαδιαιος»

Κατά την επεξεργασία επαφής:

Επεξεργαστείτε την επαφή
Τροποποιήστε το πεδίο Ετικέτες
Προσθέστε, αφαιρέστε ή αλλάξτε ετικέτες
Αποθηκεύστε

Χρήση Ετικετών

Τρέχουσες δυνατότητες:

Ορατές στις λεπτομέρειες επαφής
Εξάγονται σε CSV
Δυνατότητα αναζήτησης (πληκτρολογήστε την ετικέτα στην αναζήτηση)

Δεν είναι ακόμη διαθέσιμο:

❌ Φιλτράρισμα ανά ετικέτα (έρχεται σύντομα)
❌ Καμπάνιες μάρκετινγκ βάσει ετικετών
❌ Μαζική προσθήκη ετικετών

💡 Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε συνεπή ονομασία ετικετών (πεζά, χωρίς κενά) για ευκολότερη αναζήτηση.

Βέλτιστες Πρακτικές

Ποιότητα Δεδομένων

Να συλλέγετε πάντα:

Ακριβείς αριθμούς τηλεφώνου με κωδικό χώρας
Έγκυρες διευθύνσεις email
Πλήρη ονόματα (όνομα και επώνυμο)

Επαληθεύστε τις πληροφορίες:

Ζητήστε από τους πελάτες να επιβεβαιώσουν τα στοιχεία επικοινωνίας τους
Ενημερώστε εάν ο πελάτης αναφέρει αλλαγές
Διατηρήστε τα αρχεία ενημερωμένα

Απόρρητο & Συναίνεση

Συναίνεση επικοινωνίας:

Πάντα να ρωτάτε πριν από επικοινωνίες μάρκετινγκ
Καταγράψτε τη συναίνεση/άρνηση με ακρίβεια
Σεβαστείτε τις προτιμήσεις των πελατών
Ενημερώστε εάν ο πελάτης το ζητήσει

Συμμόρφωση με GDPR (πελάτες ΕΕ):

Συλλέγετε μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες
Λάβετε ρητή συναίνεση για μάρκετινγκ
Επιτρέψτε στους πελάτες να ζητήσουν διαγραφή δεδομένων
Παρέχετε εξαγωγή δεδομένων κατόπιν αιτήματος

Οργάνωση

Τακτική συντήρηση:

Αρχειοθετείτε περιοδικά ανενεργούς πελάτες
Ενημερώστε τα στοιχεία επικοινωνίας όταν αλλάζουν
Προσθέστε ετικέτες για εύκολη κατηγοριοποίηση
Ελέγξτε και καθαρίστε τα διπλότυπα

Χρησιμοποιήστε την κατάσταση VIP:

Αναγνωρίστε και επιβραβεύστε τους καλύτερους πελάτες
Δώστε προτεραιότητα στις επικοινωνίες VIP
Προσφέρετε ειδικές προσφορές στους VIP

Αντίγραφο Ασφαλείας (Backup)

Συνιστάται μηνιαία εξαγωγή:

Εξάγετε την πλήρη λίστα επαφών σε CSV
Αποθηκεύστε σε ασφαλή τοποθεσία
Κρατήστε πολλαπλά αντίγραφα ασφαλείας
Δοκιμάστε τις εισαγωγές για να επαληθεύσετε την ακεραιότητα των δεδομένων

Συνήθεις Ερωτήσεις

Ε: Μπορώ να διαγράψω μόνιμα μια επαφή; Α: Προς το παρόν, οι επαφές μπορούν μόνο να αρχειοθετηθούν, όχι να διαγραφούν μόνιμα. Αυτό διατηρεί το ιστορικό κρατήσεων. Για αιτήματα διαγραφής GDPR, επικοινωνήστε με την υποστήριξη.

Ε: Τι συμβαίνει με τις κρατήσεις μιας επαφής εάν την αρχειοθετήσω; Α: Όλες οι κρατήσεις παραμένουν ανέπαφες και ορατές στο Ημερολόγιο. Η αρχειοθέτηση αποκρύπτει μόνο την επαφή από την προεπιλεγμένη λίστα Επαφών.

Ε: Μπορώ να συγχωνεύσω διπλότυπες επαφές; Α: Όχι προς το παρόν. Πρέπει να ενοποιήσετε μη αυτόματα τις πληροφορίες και να αρχειοθετήσετε το διπλότυπο.

Ε: Πώς αντιμετωπίζονται οι αριθμοί τηλεφώνου από διαφορετικές χώρες; Α: Το rendevo χρησιμοποιεί τη διεθνή μορφή E.164. Πάντα να περιλαμβάνετε τον κωδικό χώρας (π.χ., +1, +30, +44).

Ε: Μπορούν οι πελάτες να ενημερώσουν μόνοι τους τις πληροφορίες τους; Α: Όχι απευθείας. Οι πελάτες μπορούν να παρέχουν ενημερώσεις μέσω μηνυμάτων, και εσείς ενημερώνετε το αρχείο της επαφής.

Ε: Το όριο επαφών περιλαμβάνει τις αρχειοθετημένες επαφές; Α: Ναι, στο Δωρεάν επίπεδο, οι αρχειοθετημένες επαφές προσμετρώνται στο όριο των 100 επαφών σας.

Ε: Μπορώ να εισάγω επαφές από CSV ή άλλο σύστημα; Α: Όχι προς το παρόν. Οι επαφές πρέπει να προστεθούν μη αυτόματα μία προς μία, ή να δημιουργηθούν αυτόματα μέσω κρατήσεων.

Σχετικά Άρθρα

Κατανόηση Επιπέδων Συνδρομής - Όρια επαφών ανά πλάνο
Δημιουργία της Πρώτης σας Μη Αυτόματης Κράτησης - Κράτηση για επαφές
Χρήση των Εισερχομένων - Ανταλλαγή μηνυμάτων με επαφές

Οι καλά οργανωμένες επαφές είναι το θεμέλιο για εξαιρετικές σχέσεις με τους πελάτες! 📇