Δημιουργία της Πρώτης σας Μη Αυτόματης Κράτησης
Μάθετε πώς να κλείνετε ραντεβού μη αυτόματα στο rendevo - για τηλεφωνικές κρατήσεις, πελάτες χωρίς ραντεβού (walk-ins) ή όταν χρειάζεται να παρακάμψετε τη διαθεσιμότητα.
Πότε να Χρησιμοποιήσετε τη Μη Αυτόματη Κράτηση
Δημιουργήστε μη αυτόματες κρατήσεις όταν:
📞 Ο πελάτης καλεί για κράτηση - Τηλεφωνικές κρατήσεις
🚶 Πελάτης χωρίς ραντεβού (Walk-in) - Κρατήσεις πρόσωπο με πρόσωπο
🔧 Αποκλεισμός προσωπικού χρόνου - Μεσημεριανά διαλείμματα, συντήρηση
🎁 Ειδικές περιστάσεις - VIP κρατήσεις, χάρες
⚠️ Παράκαμψη διαθεσιμότητας - Κράτηση εκτός κανονικού ωραρίου
🔄 Επαναπρογραμματισμός για πελάτη - Μετακίνηση υπάρχοντος ραντεβού
ℹ️ Σημείωση: Οι μη αυτόματες κρατήσεις που δημιουργείτε ΔΕΝ προσμετρώνται στο όριο κρατήσεων AI σας.
Γρήγορη Εκκίνηση: Δημιουργία Κράτησης
Γρήγορη Διαδρομή (3 κλικ)
- Πηγαίνετε στο Ημερολόγιο → Κάντε κλικ στο Νέο Ραντεβού
- Επιλέξτε πελάτη, υπηρεσία, ημερομηνία, ώρα
- Κάντε κλικ στο Δημιουργία Κράτησης
Έτοιμο! Τώρα ας μάθουμε τις λεπτομέρειες.
Βήμα προς Βήμα: Μη Αυτόματη Κράτηση
Βήμα 1: Ανοίξτε τη Φόρμα Κράτησης
Τρεις τρόποι για να ξεκινήσετε:
Επιλογή Α: Από τον Πίνακα Ελέγχου
- Κάντε κλικ στο κουμπί γρήγορης ενέργειας Νέο Ραντεβού
Επιλογή Β: Από το Ημερολόγιο
- Πηγαίνετε στη σελίδα Ημερολόγιο
- Κάντε κλικ στο κουμπί + Νέο Ραντεβού (πάνω δεξιά)
Επιλογή Γ: Από το Πλέγμα Ημερολογίου
- Σε προβολή Εβδομάδας ή Μήνα
- Κάντε κλικ σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή
- Η φόρμα ανοίγει προ-συμπληρωμένη με εκείνη την ώρα
💡 Συμβουλή: Η Επιλογή Γ είναι η ταχύτερη όταν γνωρίζετε την ακριβή ώρα.
Βήμα 2: Επιλέξτε Πελάτη
Επιλέξτε για ποιον είναι το ραντεβού.
Επιλογή Α: Υπάρχων Πελάτης
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Πελάτης
- Πληκτρολογήστε για αναζήτηση με όνομα, email ή τηλέφωνο
- Επιλέξτε από τη λίστα
- Τα στοιχεία του πελάτη συμπληρώνονται αυτόματα
Επιλογή Β: Νέος Πελάτης
- Κάντε κλικ στο + Προσθήκη Νέου Πελάτη
- Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία:
- Όνομα (απαιτείται)
- Email (απαιτείται)
- Τηλέφωνο (απαιτείται - συμπεριλάβετε τον κωδικό χώρας)
- Προαιρετικά: Επιλέξτε Συναίνεση Επικοινωνίας για ειδοποιήσεις
- Κάντε κλικ στο Προσθήκη
Επιλογή Γ: Χωρίς Πελάτη (Αποκλεισμός Χρόνου)
- Αφήστε το πεδίο πελάτη κενό
- Χρήσιμο για να αποκλείσετε χρόνο για τον εαυτό σας
- Προσθέστε σημείωση όπως «Μεσημεριανό Διάλειμμα» ή «Συντήρηση»
ℹ️ Σημείωση: Οι νέοι πελάτες που προστίθενται εδώ αποθηκεύονται αυτόματα στις Επαφές σας.
Βήμα 3: Επιλέξτε Υπηρεσία(ες)
Επιλέξτε ποια υπηρεσία(ες) θα κλείσετε.
Μία Υπηρεσία:
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Υπηρεσία
- Επιλέξτε μία υπηρεσία
- Η διάρκεια και η τιμή συμπληρώνονται αυτόματα
Πολλαπλές Υπηρεσίες (Κράτηση Πολλαπλών Υπηρεσιών):
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Υπηρεσία
- Επιλέξτε την πρώτη υπηρεσία
- Κάντε κλικ στο + Προσθήκη Άλλης Υπηρεσίας
- Επιλέξτε τη δεύτερη υπηρεσία
- Επαναλάβετε όσο χρειάζεται
Τι συμβαίνει με τις πολλαπλές υπηρεσίες:
- Οι υπηρεσίες προγραμματίζονται διαδοχικά
- Η συνολική διάρκεια υπολογίζεται αυτόματα
- Η συνολική τιμή υπολογίζεται αυτόματα
- Εμφανίζεται ως μία ομάδα κράτησης στο Ημερολόγιο
Παράδειγμα:
- Κούρεμα: 30 λεπτά, 25 €
- Περιποίηση Γενειάδας: 15 λεπτά, 10 €
- Σύνολο: 45 λεπτά, 35 €
💡 Συμβουλή: Οι κρατήσεις πολλαπλών υπηρεσιών εμφανίζονται ομαδοποιημένες με την ένδειξη «Πολλαπλές Υπηρεσίες».
Βήμα 4: Επιλέξτε Μέλος Προσωπικού (Απαιτείται)
Επιλέξτε ποιος θα εκτελέσει την υπηρεσία.
Οι επιλογές σας:
Εάν είστε μόνος σας (solo):
- Το όνομά σας είναι προεπιλεγμένο
- Δεν χρειάζεται να αλλάξετε
Εάν έχετε ομάδα:
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Προσωπικό
- Επιλέξτε μέλος ομάδας
- Εμφανίζεται μόνο το προσωπικό που έχει αντιστοιχιστεί στην υπηρεσία (ή όλοι εάν δεν υπάρχουν αντιστοιχίσεις)
⚠️ Σημαντικό: Το μέλος προσωπικού είναι ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟ. Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε κράτηση χωρίς να επιλέξετε προσωπικό.
ℹ️ Σημείωση: Εάν το προσωπικό έχει προσαρμοσμένη διαθεσιμότητα, εμφανίζονται μόνο οι διαθέσιμες ώρες του.
Διαθέσιμο σε: Όλα τα πλάνα (ο αριθμός μελών ομάδας ποικίλλει)
Βήμα 5: Επιλέξτε Τοποθεσία (Εάν υπάρχουν Πολλές)
Εάν έχετε μία τοποθεσία:
- Αυτόματη επιλογή, παραλείψτε αυτό το βήμα
Εάν έχετε πολλαπλές τοποθεσίες:
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Τοποθεσία
- Επιλέξτε πού θα πραγματοποιηθεί το ραντεβού
- Εμφανίζονται μόνο οι υπηρεσίες που είναι διαθέσιμες σε εκείνη την τοποθεσία
Η τοποθεσία καθορίζει:
- Ποιες υπηρεσίες είναι διαθέσιμες
- Ποια μέλη προσωπικού είναι διαθέσιμα
- Τη ζώνη ώρας για το ραντεβού
- Το ωράριο λειτουργίας που θα ελεγχθεί
Διαθέσιμο σε: Πλάνα Growth και Business (πολλαπλές τοποθεσίες)
Βήμα 6: Επιλέξτε Ημερομηνία
- Κάντε κλικ στο πεδίο Ημερομηνία
- Ανοίγει το ημερολόγιο
- Κάντε κλικ σε μια ημερομηνία
Περιορισμοί ημερομηνίας:
- Δεν μπορείτε να κλείσετε ραντεβού στις αργίες που έχετε ορίσει
- Μπορείτε να κλείσετε οποιαδήποτε ημερομηνία (παρελθούσα, παρούσα, μελλοντική)
- Δεν υπάρχει όριο μέγιστης προκράτησης για μη αυτόματες κρατήσεις
💡 Συμβουλή: Μπορείτε να κλείσετε ραντεβού εκτός των κανονικών κανόνων διαθεσιμότητάς σας με μη αυτόματες κρατήσεις.
Βήμα 7: Επιλέξτε Ώρα
- Κάντε κλικ στο πεδίο Ώρα
- Κάντε κύλιση στις διαθέσιμες ώρες
- Επιλέξτε μια ώρα
Εμφάνιση χρονικών στιγμών:
- Δείχνει ώρες σε διαστήματα 15 ή 30 λεπτών
- Πράσινο = Διαθέσιμο
- Κόκκινο = Εντοπίστηκε διένεξη
- Γκριζαρισμένο = Εκτός ωραρίου λειτουργίας (αλλά vẫn μπορείτε να το κλείσετε)
Παράκαμψη διαθεσιμότητας:
- ΜΠΟΡΕΙΤΕ να κλείσετε ραντεβού εκτός ωραρίου λειτουργίας μη αυτόματα
- Χρήσιμο για ειδικές περιστάσεις
- Ο βοηθός AI δεν θα κλείσει αυτές τις ώρες, μόνο εσείς μπορείτε
⚠️ Προειδοποίηση Διένεξης: Εάν δείτε προειδοποίηση διένεξης, αποφασίστε:
- Επιλέξτε διαφορετική ώρα (συνιστάται)
- Παρακάμψτε και κλείστε ούτως ή άλλως (δημιουργεί διπλοκράτηση)
Βήμα 8: Προσθήκη Σημειώσεων (Προαιρετικό)
Προσθέστε εσωτερικές σημειώσεις σχετικά με το ραντεβού.
Τι να συμπεριλάβετε:
- Ειδικά αιτήματα
- Προτιμήσεις πελάτη
- Απαιτούμενη προετοιμασία
- Πληροφορίες χρέωσης
- Οποιοδήποτε πλαίσιο για αργότερα
Παραδείγματα:
- «Ο πελάτης προτιμά τη Σάρα ως στυλίστρια»
- «Πρώτη φορά πελάτης, χρειάζεται συμβουλευτική»
- «VIP - δωρεάν αναβάθμιση»
- «Επαναπρογραμματίστηκε από 15 Απριλίου»
Μέγιστο: 500 χαρακτήρες
ℹ️ Σημείωση: Οι σημειώσεις είναι ιδιωτικές. Οι πελάτες ΔΕΝ τις βλέπουν.
Βήμα 9: Δημιουργήστε την Κράτηση
- Ελέγξτε όλες τις πληροφορίες
- Κάντε κλικ στο Δημιουργία Κράτησης
- Περιμένετε για επιβεβαίωση
Τι συμβαίνει στη συνέχεια:
✅ Η κράτηση δημιουργήθηκε - Εμφανίζεται αμέσως στο Ημερολόγιο
📧 Ο πελάτης ειδοποιείται - Λαμβάνει email επιβεβαίωσης
📱 Αποστολή SMS (Πλάνα Growth+) - Επιβεβαίωση με μήνυμα κειμένου
🔔 Εσείς ειδοποιείστε - Email για τη νέα κράτηση
📅 Συγχρονισμός Google Calendar (εάν είναι συνδεδεμένο) - Εμφανίζεται στο Google Calendar σας
Ανίχνευση Διενέξεων
Το rendevo ελέγχει αυτόματα για διενέξεις προγραμματισμού.
Τι Προκαλεί Διένεξη;
Χρονική επικάλυψη με:
- Υπάρχον ραντεβού για το ίδιο προσωπικό
- Η κράτηση θα υπερέβαινε το ωράριο λειτουργίας
- Το προσωπικό δεν είναι διαθέσιμο εκείνη την ώρα
- Πολλαπλές κρατήσεις την ίδια ακριβώς ώρα
Όταν Εντοπίζεται Διένεξη
Θα δείτε:
- ⚠️ Κόκκινο προειδοποιητικό μήνυμα
- Λεπτομέρειες σχετικά με το ραντεβού που προκαλεί διένεξη
- Επιλογή να επιλέξετε διαφορετική ώρα
Οι επιλογές σας:
Επιλογή 1: Επιλέξτε Διαφορετική Ώρα (Συνιστάται)
- Κάντε κλικ στο Επιλογή Διαφορετικής Ώρας
- Επιλέξτε μια διαθέσιμη ώρα
- Καμία διένεξη, κανένα πρόβλημα
Επιλογή 2: Παράκαμψη και Κράτηση Ούτως ή Άλλως
- Κάντε κλικ στο Κράτηση Ούτως ή Άλλως
- Δημιουργεί διπλοκράτηση
- Χρησιμοποιήστε μόνο για εσκεμμένες επικαλύψεις
Πότε να παρακάμψετε:
- Το μέλος της ομάδας μπορεί να χειριστεί και τα δύο (διαφορετικές τοποθεσίες)
- Θα το χειριστείτε προσωπικά
- Προσωρινή κράτηση θέσης
- Κατάσταση έκτακτης ανάγκης
⚠️ Προειδοποίηση: Η παράκαμψη δημιουργεί πραγματικές διενέξεις στο πρόγραμμά σας. Χρησιμοποιήστε με προσοχή.
Λεπτομέρειες Κράτησης Πολλαπλών Υπηρεσιών
Πώς Λειτουργεί
Όταν επιλέγετε πολλαπλές υπηρεσίες:
Οι υπηρεσίες προγραμματίζονται διαδοχικά
- Η πρώτη υπηρεσία ξεκινά την επιλεγμένη ώρα
- Η δεύτερη υπηρεσία ξεκινά όταν τελειώσει η πρώτη
- Η τρίτη υπηρεσία ξεκινά όταν τελειώσει η δεύτερη
- Και ούτω καθεξής...
Υπολογίζεται η συνολική διάρκεια
- Άθροισμα όλων των διαρκειών υπηρεσιών
- Παράδειγμα: 30 + 15 + 20 = 65 λεπτά σύνολο
Υπολογίζεται η συνολική τιμή
- Άθροισμα όλων των τιμών υπηρεσιών
- Παράδειγμα: 25 € + 10 € + 15 € = 50 € σύνολο
Ομαδοποιούνται στο Ημερολόγιο
- Εμφανίζεται ως ένα ραντεβού με την ένδειξη «Πολλαπλές Υπηρεσίες»
- Κάντε κλικ για να δείτε όλες τις υπηρεσίες που περιλαμβάνονται
- Όλες οι υπηρεσίες πρέπει να ολοκληρωθούν/ακυρωθούν μαζί
Παράδειγμα Σεναρίου
Ο πελάτης κλείνει:
- Κούρεμα (30 λεπτά, 25 €)
- Περιποίηση Γενειάδας (15 λεπτά, 10 €)
Αποτέλεσμα:
- Ώρα έναρξης: 2:00 μ.μ.
- Κούρεμα: 2:00 μ.μ. - 2:30 μ.μ.
- Περιποίηση Γενειάδας: 2:30 μ.μ. - 2:45 μ.μ.
- Ώρα λήξης: 2:45 μ.μ.
- Σύνολο: 45 λεπτά, 35 €
Το Ημερολόγιο δείχνει:
- «Γιάννης Σμυθ» στις 2:00 μ.μ.
- Ένδειξη: «Πολλαπλές Υπηρεσίες (2)»
- Διάρκεια: 45 λεπτά
💡 Συμβουλή: Οι κρατήσεις πολλαπλών υπηρεσιών μεγιστοποιούν τον χρόνο και τα έσοδά σας ανά πελάτη.
Διαχείριση Ζώνης Ώρας
Τα ραντεβού αποθηκεύονται με τη ζώνη ώρας της τοποθεσίας.
Πώς Λειτουργούν οι Ζώνες Ώρας
Όταν δημιουργείτε μια κράτηση:
- Η ώρα ορίζεται στη ζώνη ώρας της τοποθεσίας
- Εμφανίζεται σε εσάς στη δική σας ζώνη ώρας
- Ο πελάτης τη βλέπει στη δική του ζώνη ώρας
Παράδειγμα:
- Τοποθεσία: Νέα Υόρκη (EST)
- Εσείς (προβολή): Λος Άντζελες (PST)
- Ώρα κράτησης: 2:00 μ.μ. EST
- Βλέπετε: 11:00 π.μ. PST
- Μικρή ένδειξη δείχνει: «EST»
Πολλαπλές ζώνες ώρας:
- Κάθε τοποθεσία μπορεί να έχει διαφορετική ζώνη ώρας
- Ορίζεται στη σελίδα Τοποθεσίες
- Η ένδειξη δείχνει ποια ζώνη ώρας
ℹ️ Βέλτιστη πρακτική: Ορίστε σωστά τη ζώνη ώρας της τοποθεσίας για να αποφύγετε σύγχυση.
Διαθέσιμο σε: Όλα τα πλάνα
Μετά τη Δημιουργία της Κράτησης
Προβολή της Κράτησης
Στο Ημερολόγιο:
- Πηγαίνετε στο Ημερολόγιο
- Βρείτε το ραντεβού
- Εμφανίζει όνομα πελάτη, υπηρεσία, ώρα
Κάντε κλικ στο ραντεβού για:
- Προβολή πλήρων λεπτομερειών
- Προβολή στοιχείων επικοινωνίας πελάτη
- Αλλαγή κατάστασης
- Επαναπρογραμματισμό
- Ακύρωση
- Προσθήκη σημειώσεων
Ειδοποιήσεις Πελάτη
Αποστέλλονται αυτόματα:
📧 Email Επιβεβαίωσης
- Αποστέλλεται αμέσως
- Περιλαμβάνει ημερομηνία, ώρα, υπηρεσίες
- Οδηγίες ακύρωσης
- Στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής σας
📱 Επιβεβαίωση SMS (Πλάνα Growth+)
- Αποστέλλεται μήνυμα κειμένου
- Σύντομες λεπτομέρειες επιβεβαίωσης
- Υπενθύμιση την προηγούμενη ημέρα (εάν είναι ενεργοποιημένο)
🔕 Χωρίς συναίνεση επικοινωνίας;
- Ο πελάτης δεν λαμβάνει ειδοποιήσεις
- Εξακολουθεί να εμφανίζεται στο Ημερολόγιο για εσάς
- Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του μη αυτόματα
Τι Λαμβάνετε Εσείς
Ειδοποίηση email:
- Ειδοποίηση νέας κράτησης
- Λεπτομέρειες πελάτη
- Υπηρεσία που έκλεισε
- Ώρα και ημερομηνία
Ενημέρωση Πίνακα Ελέγχου:
- Προσμετράται στις «Σημερινές Κρατήσεις» ή «Αυτή την Εβδομάδα»
- Εμφανίζεται στα «Επερχόμενα Ραντεβού»
Συνήθεις Ερωτήσεις
Ε: Οι μη αυτόματες κρατήσεις προσμετρώνται στο όριο κρατήσεων AI μου; Α: Όχι! Μόνο οι κρατήσεις που γίνονται από τον βοηθό AI προσμετρώνται στο όριο του πλάνου σας.
Ε: Μπορώ να κλείσω ραντεβού εκτός του ωραρίου λειτουργίας μου; Α: Ναι, οι μη αυτόματες κρατήσεις παρακάμπτουν τους κανόνες διαθεσιμότητας.
Ε: Τι γίνεται αν ο πελάτης δεν είναι στις επαφές μου; Α: Προσθέστε τον κατά τη διάρκεια της κράτησης. Αποθηκεύεται αυτόματα στις Επαφές.
Ε: Μπορώ να κλείσω ραντεβού για έναν πελάτη χωρίς τη συγκατάθεσή του; Α: Τεχνικά ναι, αλλά λάβετε πρώτα τη συγκατάθεσή του. Μην στέλνετε ανεπιθύμητα μηνύματα (spam) στους πελάτες.
Ε: Πώς ακυρώνω μια μη αυτόματη κράτηση; Α: Ανοίξτε το ραντεβού στο Ημερολόγιο, αλλάξτε την κατάσταση σε «Ακυρωμένο» ή κάντε κλικ στο «Διαγραφή».
Ε: Μπορούν οι πελάτες να δουν τις σημειώσεις μου; Α: Όχι, οι σημειώσεις είναι ιδιωτικές και ορατές μόνο σε εσάς και την ομάδα σας.
Ε: Ποια είναι η διαφορά μεταξύ μη αυτόματων και AI κρατήσεων στο ημερολόγιο; Α: Φαίνονται ίδιες. Μόνο εσείς γνωρίζετε ποιες ήταν AI και ποιες μη αυτόματες.
Ε: Μπορώ να δημιουργήσω επαναλαμβανόμενα ραντεβού; Α: Όχι προς το παρόν. Πρέπει να δημιουργείτε κάθε ραντεβού ξεχωριστά.
Επόμενα Βήματα
Τώρα γνωρίζετε τη μη αυτόματη κράτηση:
- ✅ Εξασκηθείτε - Δημιουργήστε μια δοκιμαστική κράτηση
- ✅ Διαγράψτε τη δοκιμή - Αφαιρέστε τη δοκιμαστική κράτηση
- ✅ Δοκιμάστε πολλαπλές υπηρεσίες - Κλείστε πολλαπλές υπηρεσίες
- ✅ Εξερευνήστε το Ημερολόγιο - Δείτε πώς εμφανίζονται οι κρατήσεις
Σχετικά Άρθρα
- Χρήση του Ημερολογίου - Διαχειριστείτε όλα τα ραντεβού
- Διαχείριση Επαφών Πελατών - Βάση δεδομένων πελατών
- Δημιουργία της Πρώτης σας Υπηρεσίας - Προσθέστε υπηρεσίες για κράτηση
- Κατανόηση του Πίνακα Ελέγχου σας - Δείτε στατιστικά κρατήσεων
Η μη αυτόματη κράτηση σας δίνει πλήρη έλεγχο όταν η αυτοματοποίηση δεν αρκεί! 📅