Πώς Λειτουργεί ο Βοηθός AI

Κατανοήστε πώς ο βοηθός κρατήσεων AI του rendevo χειρίζεται τις συνομιλίες πελατών και δημιουργεί ραντεβού.

Τι Κάνει ο Βοηθός AI

Ο βοηθός AI είναι ένα σύστημα συνομιλιακής AI που:

Κατανοεί αιτήματα κράτησης σε φυσική γλώσσα
Ελέγχει τη διαθεσιμότητά σας σε πραγματικό χρόνο
Συλλέγει πληροφορίες πελατών
Δημιουργεί ραντεβού αυτόματα
Κλιμακώνει (escalates) σύνθετα αιτήματα σε εσάς όταν χρειάζεται

Λειτουργεί σε όλες τις πλατφόρμες:

WhatsApp Business
Facebook Messenger
Instagram Direct Messages

Πώς Λειτουργεί μια Συνομιλία Κράτησης

Βήμα 1: Ο Πελάτης Ξεκινά την Επικοινωνία

Ο πελάτης στέλνει ένα μήνυμα όπως:

«Χρειάζομαι ένα κούρεμα αύριο στις 2μμ»
«Μπορώ να κλείσω ένα μασάζ;»
«Έχετε διαθεσιμότητα αυτή την Παρασκευή;»

Βήμα 2: Ο Βοηθός AI Κατανοεί την Πρόθεση

Ο βοηθός AI αναλύει το μήνυμα για να καθορίσει:

Τι θέλουν: Ποια υπηρεσία(ες)
Πότε το θέλουν: Προτίμηση ημερομηνίας ή/και ώρας
Ποιον θέλουν: Συγκεκριμένο μέλος προσωπικού (εάν αναφέρεται)

Βήμα 3: Ο Βοηθός AI Ελέγχει τη Διαθεσιμότητα

Ο βοηθός AI αυτόματα:

Αναγνωρίζει την(τις) αιτούμενη(ες) υπηρεσία(ες)
Ελέγχει το ημερολόγιό σας για διαθέσιμες χρονικές στιγμές
Λαμβάνει υπόψη:
- Το ωράριο λειτουργίας σας
- Τη διάρκεια της υπηρεσίας
- Τα υπάρχοντα ραντεβού
- Τη διαθεσιμότητα του προσωπικού (εάν η υπηρεσία είναι αντιστοιχισμένη σε συγκεκριμένο προσωπικό)
- Τον χρόνο ενδιάμεσου διαλείμματος (buffer) μεταξύ ραντεβού
- Τη ζώνη ώρας της τοποθεσίας

Βήμα 4: Ο Βοηθός AI Προσφέρει Χρονικές Στιγμές

Ο βοηθός AI παρουσιάζει διαθέσιμες επιλογές:

Δείχνει πολλαπλές χρονικές στιγμές εάν είναι διαθέσιμες
Προτείνει εναλλακτικές ώρες εάν η προτιμώμενη ώρα είναι κλεισμένη
Εξηγεί περιορισμούς (π.χ., «Κλείνουμε στις 6 μ.μ., οπότε η τελευταία διαθέσιμη ώρα είναι 4:30 μ.μ.»)

Βήμα 5: Ο Πελάτης Επιλέγει Ώρα

Ο πελάτης επιβεβαιώνει την προτιμώμενη ώρα του:

«Στις 2:00 μ.μ. με βολεύει»
«Θα πάρω την ώρα 3:30»

Βήμα 6: Ο Βοηθός AI Συλλέγει Πληροφορίες Πελάτη

Εάν είναι νέος πελάτης, ο βοηθός AI ρωτά για:

Πλήρες όνομα (απαιτείται)
Αριθμό τηλεφώνου (απαιτείται, επικυρώνεται σε μορφή E.164)
Διεύθυνση Email (προαιρετικό αλλά συνιστάται)

Επιστρέφοντες πελάτες:

Ο βοηθός AI τους αναγνωρίζει από τον αριθμό τηλεφώνου
Παραλείπει τη συλλογή πληροφοριών
Τους χαιρετά με το όνομά τους

Βήμα 7: Ο Βοηθός AI Δημιουργεί την Κράτηση

Ο βοηθός AI:

Επικυρώνει ότι η χρονική στιγμή είναι ακόμα διαθέσιμη
Δημιουργεί το ραντεβού στο ημερολόγιό σας
Αποθηκεύει τις πληροφορίες του πελάτη
Στέλνει μήνυμα επιβεβαίωσης στον πελάτη
Σας ειδοποιεί μέσω της επιλεγμένης μεθόδου ειδοποίησης

Βήμα 8: Επιβεβαίωση

Ο πελάτης λαμβάνει επιβεβαίωση με:

Όνομα(τα) υπηρεσίας
Ημερομηνία και ώρα
Διεύθυνση τοποθεσίας
Τα στοιχεία επικοινωνίας σας
Πολιτική ακύρωσης/επαναπρογραμματισμού

Κρατήσεις Πολλαπλών Υπηρεσιών

Ο βοηθός AI μπορεί να χειριστεί πολλαπλές υπηρεσίες σε μία κράτηση.

Πώς Λειτουργεί

Αίτημα πελάτη: «Θέλω ένα κούρεμα και μια περιποίηση γενειάδας»

Απάντηση AI:

Αναγνωρίζει και τις δύο υπηρεσίες
Υπολογίζει τη συνολική διάρκεια (π.χ., 45 λεπτά + 15 λεπτά = 60 λεπτά)
Βρίσκει ώρες που εξυπηρετούν και τις δύο υπηρεσίες διαδοχικά
Παρουσιάζει διαθέσιμες ώρες
Κλείνει και τις δύο υπηρεσίες διαδοχικά

Στο ημερολόγιό σας:

Εμφανίζεται ως 2 ξεχωριστά ραντεβού
Προγραμματισμένα διαδοχικά
Ίδια αναφορά κράτησης

Διαδικασία Λήψης Αποφάσεων του AI

Τι Μπορεί να Χειριστεί Αυτόματα ο Βοηθός AI

✅ Τυπικά αιτήματα κράτησης

«Χρειάζομαι ένα κούρεμα αύριο»
«Έχετε ώρες την Παρασκευή;»
«Μπορώ να κλείσω στις 3 μ.μ.;»

✅ Ερωτήσεις για υπηρεσίες

«Ποιες υπηρεσίες προσφέρετε;»
«Πόσο διαρκεί ένα μασάζ;»
«Πόσο κοστίζει ένα κούρεμα;»

✅ Ερωτήσεις διαθεσιμότητας

«Είστε ανοιχτά τα Σάββατα;»
«Έχετε πρωινά ραντεβού;»
«Τι ώρες είναι διαθέσιμες αύριο;»

✅ Κρατήσεις πολλαπλών υπηρεσιών

«Θέλω κούρεμα και βαφή»
«Κλείσε μου για μασάζ και περιποίηση προσώπου»

✅ Προτιμήσεις προσωπικού

«Θέλω η Μαρία να μου φτιάξει τα μαλλιά»
«Είναι διαθέσιμος ο Γιάννης;»

✅ Ενημερώσεις πληροφοριών

«Πρέπει να αλλάξω τον αριθμό τηλεφώνου μου»
«Ενημερώστε το email μου»

Τι Κλιμακώνει (Escalates) ο Βοηθός AI σε Εσάς

❌ Σύνθετα αιτήματα

«Έχω πολύ συγκεκριμένες απαιτήσεις βαφής»
«Πρέπει να συζητήσω πρώτα τις ανησυχίες για το δέρμα μου»
«Μπορείτε να κάνετε αυτήν την προσαρμοσμένη υπηρεσία που είδα στο Instagram;»

❌ Ερωτήσεις πολιτικής

«Ποια είναι η πολιτική ακύρωσής σας;»
«Δέχεστε ασφάλεια;»
«Μπορώ να πάρω επιστροφή χρημάτων;»

❌ Παράπονα ή προβλήματα

«Είχα ένα πρόβλημα με το τελευταίο μου ραντεβού»
«Η υπηρεσία δεν ήταν αυτό που περίμενα»
«Θέλω να υποβάλω παράπονο»

❌ Αιτήματα εκτός πεδίου

Αιτήματα για υπηρεσίες που δεν προσφέρετε
Αιτήματα εκτός της περιοχής εξυπηρέτησής σας
Ειδικές διευθετήσεις ή εξαιρέσεις

❌ Χαμηλή εμπιστοσύνη

Ο βοηθός AI δεν είναι σίγουρος τι θέλει ο πελάτης
Ασαφή ή ασαφή αιτήματα
Αντικρουόμενες πληροφορίες

Σύστημα Εμπιστοσύνης AI

Ο βοηθός AI αντιστοιχίζει μια βαθμολογία εμπιστοσύνης σε κάθε αλληλεπίδραση.

Όριο Εμπιστοσύνης

Προεπιλογή: 80%

Τι σημαίνει:

Πάνω από 80%: Ο βοηθός AI χειρίζεται αυτόματα
Κάτω από 80%: Ο βοηθός AI κλιμακώνει σε εσάς

Ρυθμιζόμενο στις Ρυθμίσεις:

Χαμηλότερο όριο (π.χ., 70%): Ο βοηθός AI χειρίζεται περισσότερα, αλλά μπορεί να κάνει λάθη
Υψηλότερο όριο (π.χ., 90%): Ο βοηθός AI κλιμακώνει περισσότερα, αλλά λιγότερα σφάλματα

Σενάρια Υψηλής Εμπιστοσύνης (90-100%)

Σαφές όνομα υπηρεσίας: «Χρειάζομαι ένα κούρεμα»
Συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα: «Αύριο στις 2 μ.μ.»
Παρέχονται πλήρεις πληροφορίες πελάτη
Απλό, άμεσο αίτημα

Σενάρια Μεσαίας Εμπιστοσύνης (70-89%)

Η υπηρεσία υπονοείται αλλά δεν είναι ακριβής: «Χρειάζομαι ένα φρεσκάρισμα»
Σχετικές αναφορές χρόνου: «Αυτό το Σαββατοκύριακο»
Ορισμένες πληροφορίες λείπουν
Χρειάζονται ερωτήσεις διευκρίνισης

Σενάρια Χαμηλής Εμπιστοσύνης (Κάτω από 70%)

Ασαφές αίτημα: «Χρειάζομαι κάτι»
Ασαφής υπηρεσία: «Ό,τι προτείνετε»
Αντικρουόμενες πληροφορίες: «Σήμερα... ή ίσως αύριο»
Σύνθετα ή ασυνήθιστα αιτήματα

Κατάσταση Συνομιλίας & Μνήμη

Ο βοηθός AI θυμάται το πλαίσιο (context) μέσα σε μια συνομιλία.

Τι Θυμάται ο Βοηθός AI

Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας:

Υπηρεσίες που συζητήθηκαν
Ημερομηνίες που αναφέρθηκαν
Ώρες που εμφανίστηκαν
Προτιμήσεις προσωπικού
Πληροφορίες πελάτη που συλλέχθηκαν
Προηγούμενες ερωτήσεις που τέθηκαν

Παράδειγμα: Πελάτης: «Χρειάζομαι ένα κούρεμα» AI: «Τέλεια! Ποια ημέρα σας εξυπηρετεί;» Πελάτης: «Αύριο» AI: «Έχω διαθέσιμες ώρες στις 10 π.μ., 2 μ.μ. και 4 μ.μ. αύριο. Ποια ώρα σας βολεύει καλύτερα;» Πελάτης: «2 μ.μ.» AI: Θυμάται: κούρεμα + αύριο + 2 μ.μ.

Λήξη Συνομιλίας

Παράθυρο 24 ωρών:

Η κατάσταση της συνομιλίας αποθηκεύεται για 24 ώρες
Μετά από 24 ώρες, ο βοηθός AI ξεκινά νέα συνομιλία
Αυτό αποτρέπει παλιές προσπάθειες κράτησης

Ολοκληρωμένες κρατήσεις:

Η κατάσταση καθαρίζεται μετά από επιτυχή κράτηση
Το επόμενο μήνυμα ξεκινά νέα συνομιλία

Πώς Μαθαίνει ο Βοηθός AI

Βάση Γνώσεων

Τοποθεσία: Ρυθμίσεις → AI & Αυτοματισμοί → Βάση Γνώσεων AI

Τι μπορείτε να διδάξετε στον βοηθό AI:

Συγκεκριμένες λεπτομέρειες υπηρεσιών
Τις πολιτικές και τις διαδικασίες σας
Απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις
Ειδικές οδηγίες
Ορολογία ειδική για την επιχείρησή σας

Παράδειγμα:

- Προσφέρουμε γρήγορα κουρέματα (20 λεπτά) και πλήρη κουρέματα (45 λεπτά)
- Οι ακυρώσεις πρέπει να γίνονται 24 ώρες νωρίτερα
- Έχουμε διαθέσιμο πάρκινγκ στο πίσω μέρος
- Οι πελάτες που έρχονται για πρώτη φορά πρέπει να φτάνουν 10 λεπτά νωρίτερα

Πώς το χρησιμοποιεί ο βοηθός AI:

Αναζητά στη βάση γνώσεων για σχετικές πληροφορίες
Ενσωματώνει τις οδηγίες σας στις απαντήσεις
Χρησιμοποιεί την ορολογία και τον τόνο σας

Βελτίωση Απόδοσης

Όταν είναι ενεργοποιημένο (Ρυθμίσεις → Συναίνεση Σχολίων AI):

Παρακολουθεί μοτίβα στις ερωτήσεις των πελατών
Ανιχνεύει συνώνυμα που χρησιμοποιούν οι πελάτες για τις υπηρεσίες σας
Βελτιώνει την αντιστοίχιση μεταξύ της γλώσσας του πελάτη και των ονομάτων των υπηρεσιών σας
Εκτελείται αυτόματα στο παρασκήνιο

Παράδειγμα:

Οι πελάτες συχνά ζητούν «φρεσκάρισμα» αντί για «κούρεμα»
Ο βοηθός AI ανιχνεύει αυτό το μοτίβο
Συνδέει αυτόματα το «φρεσκάρισμα» με την υπηρεσία σας «κούρεμα»
Οι μελλοντικοί πελάτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν οποιονδήποτε όρο

Περιορισμοί AI

Τι ΔΕΝ Μπορεί να Κάνει ο Βοηθός AI

❌ Να χειριστεί τηλεφωνικές κλήσεις (Το Voice AI έρχεται σύντομα για τα πλάνα Growth+) ❌ Να επεξεργαστεί πληρωμές (μόνο κράτηση, η πληρωμή γίνεται αυτοπροσώπως) ❌ Να τροποποιήσει υπάρχοντα ραντεβού (μόνο να δημιουργήσει νέα) ❌ Να ακυρώσει ραντεβού (κλιμακώνει σε εσάς) ❌ Να έχει πρόσβαση στο email ή το ημερολόγιό σας (εκτός από τον συγχρονισμό Google Calendar για προβολή συμβάντων) ❌ Να κάνει κρίσεις σχετικά με την καταλληλότητα της υπηρεσίας ❌ Να παρακάμψει το ωράριο λειτουργίας ή τους κανόνες διαθεσιμότητας

Τεχνικοί Περιορισμοί

Περιορισμοί πλατφόρμας:

WhatsApp: Μπορεί να στείλει μήνυμα μόνο σε πελάτες που σας έστειλαν μήνυμα πρώτοι, ή εντός 24 ωρών από το τελευταίο τους μήνυμα
Instagram: Μόνο απευθείας μηνύματα, όχι σχόλια
Messenger: Μόνο μηνύματα Σελίδας, όχι προσωπικού προφίλ

Περιορισμοί κράτησης:

Μπορεί να κλείσει μόνο διαθέσιμες χρονικές στιγμές
Δεν μπορεί να κάνει διπλοκράτηση ή να παρακάμψει διενέξεις
Πρέπει να σέβεται τις ρυθμίσεις ελάχιστης προειδοποίησης
Δεν μπορεί να κλείσει πέρα από το μέγιστο παράθυρο προκράτησης

Βέλτιστες Πρακτικές για την Απόδοση του AI

Ρύθμιση Υπηρεσιών

Σαφή ονόματα υπηρεσιών: «Ανδρικό Κούρεμα» όχι «Κούρεμα»
Ακριβείς διάρκειες: Συμπεριλάβετε χρόνο προετοιμασίας και καθαρισμού
Τρέχουσα τιμολόγηση: Διατηρήστε τις τιμές ενημερωμένες
Καλές περιγραφές: Βοηθήστε τον βοηθό AI να εξηγεί τις υπηρεσίες με ακρίβεια

Βάση Γνώσεων

Απαντήστε σε συχνές ερωτήσεις: Προσθέστε Συχνές Ερωτήσεις (FAQs) στη βάση γνώσεων
Χρησιμοποιήστε τη γλώσσα του πελάτη: Συμπεριλάβετε όρους που χρησιμοποιούν πραγματικά οι πελάτες
Διατηρήστε την ενημερωμένη: Ενημερώστε όταν αλλάζουν οι πολιτικές
Γίνετε συγκεκριμένοι: «Απαιτούμε 24ωρη προειδοποίηση ακύρωσης» όχι «Ακυρώστε εκ των προτέρων»

Διαμόρφωση Ρυθμίσεων

Κατάλληλο όριο εμπιστοσύνης: Ξεκινήστε από 80%, προσαρμόστε βάσει απόδοσης
Ρεαλιστική προκράτηση: Μην επιτρέπετε κρατήσεις αυθημερόν εάν δεν μπορείτε να τις διαχειριστείτε
Ακριβές ωράριο λειτουργίας: Ο βοηθός AI δεν θα κλείσει ραντεβού εκτός αυτών των ωρών
Χρόνος ενδιάμεσου διαλείμματος (Buffer): Προσθέστε διάλειμμα εάν χρειάζεστε καθαρισμό μεταξύ ραντεβού

Παρακολούθηση

Ελέγχετε τα Εισερχόμενα καθημερινά: Ελέγξτε τις συνομιλίες AI
Απαντήστε στις κλιμακώσεις: Χειριστείτε άμεσα τις συνομιλίες «Απαιτείται Άνθρωπος»
Παρέχετε σχόλια: Χρησιμοποιήστε το κουμπί Σχόλια AI όταν ο βοηθός AI κάνει λάθη
Ελέγξτε την απόδοση: Ελέγξτε την καρτέλα Απόδοση AI στις Ρυθμίσεις (εάν η συναίνεση είναι ενεργοποιημένη)

Συνήθεις Ερωτήσεις

Ε: Μπορεί ο βοηθός AI να μιλήσει πολλές γλώσσες; Α: Προς το παρόν, ο βοηθός AI λειτουργεί καλύτερα στα Αγγλικά και τα Ελληνικά. Μπορεί να κατανοήσει βασικά αιτήματα σε άλλες γλώσσες, αλλά μπορεί να κλιμακώσει σύνθετες συνομιλίες.

Ε: Τι γίνεται αν ένας πελάτης χρησιμοποιεί αργκό ή ανεπίσημη γλώσσα; Α: Ο βοηθός AI είναι εκπαιδευμένος να κατανοεί την καθομιλουμένη. Εάν δεν είναι σίγουρος, θα κάνει διευκρινιστικές ερωτήσεις ή θα κλιμακώσει.

Ε: Μπορώ να προσαρμόσω την προσωπικότητα ή τον τόνο του AI; Α: Ο τόνος του AI είναι επαγγελματικός και φιλικός από προεπιλογή. Μπορείτε να τον επηρεάσετε μέσω της Βάσης Γνώσεων προσθέτοντας οδηγίες όπως «Να είσαι πάντα ζεστός και φιλόξενος» ή «Χρησιμοποίησε ανεπίσημη, φιλική γλώσσα.»

Ε: Τι συμβαίνει εάν ο βοηθός AI κάνει λάθος; Α: Μπορείτε να αναλάβετε τη συνομιλία, να διορθώσετε την κράτηση και να παρέχετε σχόλια μέσω του κουμπιού Σχόλια AI. Αυτό βοηθά στη βελτίωση του συστήματος.

Ε: Μπορεί ο βοηθός AI να χειριστεί ομαδικές κρατήσεις ή εκδηλώσεις; Α: Όχι αυτόματα. Ο βοηθός AI θα τα αναγνωρίσει ως σύνθετα αιτήματα και θα τα κλιμακώσει σε εσάς για μη αυτόματο χειρισμό.

Ε: Πώς ξέρει ο βοηθός AI ποιο μέλος προσωπικού να αντιστοιχίσει; Α: Εάν ο πελάτης ζητήσει ένα συγκεκριμένο μέλος προσωπικού ονομαστικά, ο βοηθός AI ελέγχει τη διαθεσιμότητα αυτού του ατόμου. Εάν δεν υπάρχει προτίμηση, ο βοηθός AI αντιστοιχίζει με βάση τη διαθεσιμότητα της υπηρεσίας και τα προγράμματα του προσωπικού.

Ε: Μπορεί ο βοηθός AI να στείλει μηνύματα υπενθύμισης; Α: Όχι. Τα μηνύματα υπενθύμισης αποστέλλονται ξεχωριστά μέσω του αυτοματοποιημένου συστήματος ειδοποιήσεων (δεν δημιουργούνται από το AI).

Σχετικά Άρθρα

Εκπαίδευση του AI σας - Βελτιώστε την απόδοση του AI
Παρακολούθηση Απόδοσης AI - Παρακολουθήστε τις μετρήσεις του AI
Όταν ο Βοηθός AI Κλιμακώνει - Χειριστείτε κλιμακούμενες συνομιλίες

Ο βοηθός AI έχει σχεδιαστεί για να χειρίζεται τις καθημερινές κρατήσεις, δίνοντάς σας περισσότερο χρόνο για σημαντική δουλειά! 🤖